Kiedy szczęśliwie liczba Twoich klientów powiększa się, a Ty chcesz zadbać o jakość i komfort swojej pracy, rozejrzyj się w poszukiwaniu narzędzi, które Ci to umożliwią.
Choć Project Manager w agencji eventowej może przeprowadzić kilka podobnych imprez w ciągu roku, to każda z nich jest gwarancją nowych doświadczeń. Możesz wypracować klarowny model planowania swojej pacy, ale nie ma tu mowy o rutynie. Nawet idealna pamięć może okazać się zawodna w morzu ustaleń, harmonogramów i ofert. Dlatego warto znaleźć wsparcie, dzięki któremu łatwiej doprowadzisz zaplanowane działania do końca.
System CRM online to narzędzie, które pełni funkcję bazy kontaktów i rozbudowanego kalendarza. Zbiera także dane o zakończonych i aktualnych projektach oraz daje możliwość
wirtualnego podziału obowiązków pomiędzy pracownikami. Ilu Project Managerów, tyle technik organizacji pracy, ale wydaje się, że program online jest tą najwłaściwszą, która sprawdza się w całym procesie produkcji i realizacji eventu.
Doświadczenie pokazuje, że kilka godzin samej realizacji wydarzenia, to tylko wisienka na torcie. Poprzedzają go przecież kilkutygodniowe, a czasami kilkumiesięczne przygotowania, które wymagają planowania i analizy pracy własnej i współpracowników oraz umiejętności stawiania priorytetów konkretnym zadaniom. Niezależnie od tego czy organizujesz kameralną imprezę firmową, konferencję branżową czy duże widowisko, każdy event jest podobną konstrukcją, złożoną ze stałych elementów. Jeśli uchwycisz tę powtarzalności, jesteś na dobrej drodze do pozyskiwania coraz to ciekawszych, bardziej wymagających zleceń.
Tworzenie harmonogramów
Po odebraniu briefa od klienta, rozpoczyna się przygotowanie konspektu, który wymaga stworzenia wstępnej wizji i harmonogramu produkcji całego przedsięwzięcia, kontaktu z artystami, mediami czy podwykonawcami.
Dobrze sporządzony harmonogram to taki, w którym widzisz jak następują po sobie kolejne etapy przygotowania eventu. Można to porównać do zabawy w układanie klocków – kiedy zastanawiasz się co umieścić przed czym i co z czym połączyć. W harmonogramie powinno znaleźć się wszystko, co składa się na event, między innymi: plan prób, montażu, samego eventu oraz demontażu, pytania do podwykonawców i ich oferty, ustalenia z wizji lokalnych, negocjacje i podpisane umowy, projekty graficzne i muzyczne, a także zapis ustaleń z klientem już w trakcie produkcji eventu. Zebrane w jednym miejscu dane o przedsięwzięciu, terminy umówionych rozmów czy spotkań, ostatni status danego zadania to bardzo praktyczna funkcjonalność systemu Arrudi, która nawet w przypadku zmian personalnych w prowadzeniu projektu daje obraz aktualnej sytuacji.
Warto wyrobić sobie nawyk, aby każde działanie opisać możliwie szczegółowo, a nie ogólnikowo. Taki harmonogram i każdy inny dokument możesz umieścić w systemie online , dając każdemu pracownikowi szybki dostęp i możliwość nanoszenia uzgodnionych zmian. Unikniesz w ten sposób krążenia nieaktualnych planów i plików, które nierzadko ulegają aktualizacji nawet kilka razy w ciągu dnia.
Wszystkie dokumenty możesz dodatkowo z poziomu systemu wyeksportować na skrzynkę mailową, a także do druku. To znacznie ułatwia wewnętrzną komunikację, a także tą na linii firma-klient. Ponadto, każdy integrując serwer poczty z systemem CRM online , będzie mógł odbierać w ramach aplikacji swoją korespondencję.
Przewiduj problemy i rozwiązuj je w zalążku
Planowanie i logiczne myślenie – co po czym, przed czym i po co, to klucz do uniknięcia wpadek w trakcie eventu. A możliwości zaliczenia wpadek jest wiele – przy tylu nakładających sie na siebie czynnikach i szybkim tempie pracy może się to przydarzyć każdemu. Dlatego tak ważny jest optymalny podział pracy i ścisła współpraca wewnątrz firmy. W systemie CRM online możesz stworzyć zadania i przypisać je konkretnym osobom. Po zamknięciu aktywności, Arrudi zapisuje rekord informujący o tym, co zostało zrobione i przez kogo. Rekordy te składają się na bardzo przydatne archiwum, które daje Ci możliwość szybkiej weryfikacji postępu prac i naniesienia w czasie rzeczywistym widocznych uwag w systemie. W ten sposób monitorujesz czy na horyzoncie pojawiają się potencjalne zagrożenia i czy musisz jak najszybciej interweniować, aby trudna sytuacja nie przerodziła się w kryzys.
Lista kontaktów zawsze pod ręką
System CRM online posłuży Ci także jako mobilna baza kontaktów. Project Manager z pokaźną listą znajomości, które pozwolą mu na wyjście z „twarzą” nawet z największej opresji, to znak rozpoznawczy najlepszych organizatorów. Kiedyś gwarantował to gruby notes wypełniony przeróżnymi kontaktami, teraz taką bazę możesz mieć w swoim telefonie, ale o ile bardziej komfortowo dysponować rozbudowaną listą, gdzie oprócz podstawowych danych możesz umieścić własne notatki odnośnie poszczególnego rekordu. I co najważniejsze, taką bazę możesz uruchomić w każdym miejscu z dostępem do sieci, nie musisz już dzwonić do biura, aby w dokumentach z poprzednich eventów koledzy odnaleźli szukany przez Ciebie kontakt. Z systemu Arrudi można też uczynić cenne źródło informacji na temat zleceniodawców, artystów, podwykonawców czy lokalizacji. Takie wskazówki będą bardzo przydatne przy kolejnych rozmowach i negocjacjach.
CRM online – Twoja pamięć zewnętrzna
Pracując w branży eventowej musisz działać szybko i to często pod presją czasu, a przy tym komunikować się w precyzyjny i stanowczy sposób. Warto pomóc sobie w tej wymagającej wielu kompetencji pracy. Dla wszystkich aktywności obsługiwanych przez system CRM online można ustawić przypomnienia. Taka opcja jest zawsze bardzo przydatna w sytuacji nagromadzenia wielu zadań, tak samo istotnych dla powodzenia projektu.
Platforma do komunikacji
Jednym z filarów satysfakcjonującego funkcjonowania w branży eventowej jest praca zespołowa. Nawet najbardziej skuteczny Project Manager nie jest w stanie opanować samodzielnie bardziej skomplikowanego przedsięwzięcia. Dlatego też warto zadbać o relacje, by zbudować zgrany, dobrze komunikujący się między sobą zespół. Pomoc w wykonywaniu zadań, dzielenie się informacjami, radami, kontaktami, generalnie tzw. „know how”, to niezbędne elementy udanej pracy agencyjnej. Wykorzystaj do usprawnienia działań swojego zespołu aplikację Arrudi.
Frazy: aplikacja do zarządzania projektami, zarządzanie projektami, zarządzanie projektami online