Pomimo niewielkiego zespołu, z którym pracujesz zdarzyły Wam się wpadki komunikacyjne? Nie dograliście szczegółów, bo umknęły Wam w nadmiarze zadań, zwłaszcza tuż przed rozpoczęciem eventu, konferencji albo ważnego spotkania? Znasz te sytuacje? Warto poszukać rozwiązania, które w każdej fazie projektu zagwarantuje Ci przejrzystość i możliwość sprawdzania postępu prac.

Najpopularniejszym sposobem zorganizowania pracy są notatki, które w zdigitalizowanej formie pojawiają się najczęściej na kartach pakietu MS Office. Wśród aplikacji biurowych zdecydowanie króluje Excel, który okazuje się niezbędny w wielu przypadkach, ponieważ upraszcza i przyspiesza wykonywanie codziennych czynności w pracy. Na pierwszy rzut oka Excel to narzędzie do sporządzania kalkulacji, operacji na liczbach, przygotowywania zestawień i budżetów, ale około 200 funkcji tego programu pozwala na zdecydowanie szersze jego zastosowanie. Korzystając z możliwości tej aplikacji z łatwością sporządzisz bilans miesięczny, przygotujesz do wydruku wszelkiego typu rachunki, czy też zbudujesz bazę klientów i kontrahentów. Choć narzędzia i funkcje Excela nie są trudne, to już ich ilość i mnogość możliwości może przytłaczać. Stąd wiele osób postrzega go jako trudny, mało intuicyjny program, na którego przyswojenie trzeba poświęcić dużo czasu. Poza tym, tylko regularne używanie narzędzi excelowych pozwoli na zapisanie ich w pamięci i komfortowe posługiwanie się nimi na co dzień.

Nie trzymaj się kurczowo starych rozwiązań!

Chcesz dostać sprawdzony patent na uproszczenie komunikacji biznesowej? O ile Excel świetnie sprawdza się w tworzeniu zestawień liczbowych, to w przypadku sposobów na organizację pracy własnej i swoich współpracowników dostępne są o wiele skuteczniejsze metody. Poznaj i przetestuj nowe rozwiązanie – rozwój technologiczny powiązany z dostępem do Internetu daje nowe możliwości wspierające Twoją pracę poprzez automatyzację codziennych obowiązków.

W życiu zarówno jednoosobowych firm, jak i tych średnich czy międzynarodowych korporacji pojawiają się systemu typu CRM (ang. Customer Relationship Management), będące doskonałą platformą organizacji oraz sprawdzające się jako narzędzie wspomagające wewnętrzną i zewnętrzną komunikację. Te funkcjonalności można przenieść na inny poziom, korzystając z nich on-line. Urządzenia mobilne i aplikacje działające w „chmurze” coraz częściej stają się niezbędnym elementem funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. Ich niewątpliwą zaletą jest niemal nieograniczony, niezależny od miejsca i czasu dostęp do danych i dokumentów, dzięki czemu zyskujesz sojusznika na polu planowania zadań, ich delegowania i weryfikacji. To także narzędzie, które działa jak nieco nachalna sekretarka, przypominając Ci o tematach, które wymagają realizacji.

Choć nie jest to namowa do całodobowego trybu pracy, to jest to niewątpliwa szansa na zwiększenie jej efektywności. To rozwiązanie, które gwarantuje dostęp do informacji, bazy danych, potrzebnych plików o każdej porze, jest mobilne, bezpieczne i wygodne.

Konkurencja nie śpi

Rzeczy niemożliwe realizujemy od ręki, a na cuda potrzebujemy dwa dni – to zdanie świetnie oddaje charakter działań w bardzo wymagającej branży eventowej, opierającej się na doskonałej organizacji, zgraniu wszystkich elementów składowych imprezy i czuwaniu nad przebiegiem całości.

Duże tempo pracy i zwroty akcji powodują, że warto mieć pod ręką taką pamięć zewnętrzną, do której możesz zrzucić wszystkie niezbędne informacje o danym projekcie. Na dzień dzisiejszy to może być „przymiarka” do pracy takim sposobem, ale pamiętaj o tym, że Twoja konkurencja nie śpi i już może funkcjonować w ramach takiego systemu.

Nie dotrzymasz kroku konkurentom, jeśli nie będziesz wyposażony w odpowiednie narzędzia. Nie chodzi tutaj już tylko o smartfony i inne mobilne urządzania umożliwiające szybką reakcję – jednym z podstawowych wyzwań dla większości firm jest problem obsługi generowanych danych. Przetestuj CRM on-line umożliwiający bezpieczny i samodzielny dostęp do wszystkich aplikacji i niezbędnych danych na dowolnym urządzeniu.

Wykorzystywanie urządzeń przenośnych oraz aplikacji „w chmurze” to coraz bardziej popularny trend, pozwalający pracownikom na oderwanie się od swoich biurek, co w branży eventowej jest w zasadzie codziennością. Z drugiej strony potrzebujesz wtedy konkretnego kontaktu, wglądu do umowy, starszej wersji scenariusza albo budżetu, a jesteś poza biurem. To częsty w przypadek, zwłaszcza jeśli działasz od projektu, do projektu, często w nietypowych godzinach i miejscach, w których ciężko o organizację, nawet prowizorycznego biura. A nierzadko w takich momentach szybki dostęp do danych to klucz do sukcesu! Kto choć przez chwilę miał styczność z planowaniem i produkcją imprez wie, jak często można otrzeć się o kryzysowe sytuacje, które wymagają błyskawicznej reakcji. Dlatego też warto mieć do dyspozycji narzędzie, które stanie się kompendium wiedzy o danym projekcie. Zorganizuj informację o projekcie w aplikacji CRM on-line i skup się na koordynowaniu przebiegu prac.

Dlaczego warto przenieść swoją pracę na wyższy poziom?

Program do zarządzania eventami pozwala odpowiednio zgrać terminy, daje także pełną orientację w stopniu zaawansowania projektu. Kierownik Projektu może przyporządkować poszczególne zadania konkretnym osobom lub zewnętrznym firmom.

Bazy danych, połączone z modułem „Projekty” (osoby i kontakty, baza wiedzy, a także zasoby) sprawiają, że wszystkie informacje masz zawsze pod ręką. Nie musisz pamiętać nazwisk, nazw firm (dostawców, podwykonawców itp.) ani listy sprzętów i urządzeń zgromadzonych w firmowym magazynie – w razie potrzeby po prostu korzystasz z gotowych podpowiedzi. Dodatkowo tego rodzaju aplikacje wyposażone są w liczne narzędzia ułatwiające automatyzację pracy – takie jak wewnętrzne narzędzia kontroli, automatyczne przypomnienia itp.

Postaw na rozwój swojej działalności – przetestuj to rozwiązanie, a być może produktywność Twoja i Twojego zespołu wzrośnie, a energia i czas marnowana na przypominanie o załatwieniu, dochodzeniu kto i co miał załatwić, przeznaczona będzie na coś bardziej wartościowego.  

Frazy: produktywność pracy, produktywność pracy zespołowej, prosty CRM online, system CRM online, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej,