Tylko nieliczni pracownicy mogą powiedzieć, że wykonują tylko i wyłącznie obowiązki służbowe w czasie godzin pracy. Bez względu na to czy jest to 15 minut rozmowy przy kawie czy też aktualizacja profilu na Facebook, czy sprawdzenie promocji na tanie przeloty, sporadyczne przerwy są częścią dnia pracy każdej osoby. Bez względu na wielkość firmy, bez względu na branżę. Oczywiście ta sytuacja nie dotyczy kasjerów w supermarkecie, pracowników pracujących na liniach produkcyjnych, czy nawet górników [nie ma tam sieci] ale o nich nie piszę tutaj. Mówiąc wszyscy i wszystkie branże myślę o osobach pracujących przy komputerze, wykonujących pracę biurową. Zgodzisz się ze mną, że przerwa jest niezbędna, aby naładować baterie, zająć umysł inną sprawą.
Problem leży w innym miejscu. A mianowicie, aby nie dać się skusić różnym elektronicznym pożeraczom czasu. Aby między naturalnymi przerwami każdy mógł skupić się w 100% na realizacji swoich zadań. Zdecydowana większość osób pracujących przy komputerze musi zgodzić się ze stwierdzeniem, że każdego dnia część czasu, który powinni poświęcić na pracę, bezpowrotnie marnują. Każdego dnia poświęcają czas pracy na aktywności, które z wykonywaną praca nie mają nic wspólnego. Nawet 45 minut, przeznaczone na wykonywanie własnych działań każdego dnia pracy sumuje się do prawie 4 godzin w tygodniu [pół dnia pracy] i ponad 160 godzin w roku. Czyli, poświęcając na własne aktywności 0,75 godziny każdego dnia w ciągu roku nie pracujesz przez prawie miesiąc [średni miesiąc pracy ma 172 godziny robocze]. Czy to nie jest ciekawe? Z pewnością zadajesz sobie pytanie jak możesz zwiększyć produktywność pracy? Co zrobić, aby mieć więcej czasu na wykonywanie istotnych czynności?
Pamiętaj również, jak działa człowiek. Pamiętaj, że to nie prawda, że jesteś w stanie przejść płynnie od jednej czynności do innej, od jednego zadania do drugiego. Tak nie jest. Zawsze potrzebujesz czas na rozruch. Potrzebujesz czas, aby przypomnieć sobie, co już zrobiłeś w ramach tego projektu lub zadania, co jeszcze musisz zrobić. To czas bezpowrotnie stracony za każdym razem.
Oto lista pożeraczy produktywności oraz uwagi jak je możesz wykorzystać w swojej pracy.
Google – przeglądarka www
Przeglądarka internetowa [w Polsce dominuje zdecydowanie Google] jest największym pożeraczem czasu. Oczywiście nie chodzi tutaj wyłącznie o wyszukiwarkę internetową, ale generalnie Internet, [bez portali społecznych] i korzystanie z niego. Wiele firm i osób nie może obejść się bez tego narzędzia, ale chodzi mi o wykorzystywanie go do celów prywatnych, niezwiązanych z pracą.
Nie stoję na stanowisku, że blokada dostępu do Internetu jest właściwym rozwiązaniem. Właściwie, poza niektórymi obszarami biznesu nie ma uzasadnienia biznesowego blokowanie dostępu do sieci. Blokowanie dostępu do sieci jest marnowaniem czasu, ponieważ osoby będą używały smartfonów, aby uzyskać to samo. Używanie smartfonów skonsumuje jeszcze więcej czasu [mniejsza klawiatura i ekran, trzeba się bardziej skupić i poświęcić więcej czasu aby uzyskać podobny efekt jak korzystając z komputera].
Zamiast ograniczeń lepiej skupić się na efektach pracy. Zamiast pilnować lub ograniczać pracowników, lepiej skupić się na rozliczaniu ich za efekty pracy a nie czas spędzony przy komputerze lub przy biurku. W chwili, gdy każdy wykonuje swoje obowiązki w wyznaczonym czasie nie ma potrzeby ingerować w ten proces.
Media społeczne
Tworzenie kultury firmy to dzielenie się informacjami, a obecnie wykorzystywanie mediów społecznych. Dzielenie się informacjami, że tworzy się atrakcyjne środowisko pracy, otwarte, przyjazne dla ludzi oraz pozwalające zachować właściwy balans pomiędzy pracą a życiem osobistym. Jednym z elementów rozszerzających kulturę firmy są media społeczne, platformy blogowe, fora dyskusyjne. Wszystkie te miejsca stanowią doskonałą okazję, aby zaangażować klientów, partnerów, pracowników. Różne media społeczne pozwalają stworzyć takie związki pomiędzy firmą a jej otoczeniem, które bez nich nie byłyby możliwe do osiągniecia.
Zamiast walczyć z aktywną obecnością pracowników w mediach społecznych lepiej stworzyć takie środowisko pracy, w którym można taką aktywność wykorzystać. Aktywni, zaangażowani pracownicy mogą być najlepszymi ambasadorami firmy i jej produktów. Aktywni pracownicy mogą być najlepszymi adwokatami firmy we wszystkich drażliwych kwestiach oraz aktualizowanie i dzielenie się pozytywnymi informacjami z firmy w sieci.
Różne generacje pracowników mają różne potrzeby w zakresie swojej obecności w mediach społecznych. Managerowie mogą umiejętnie angażować osoby szczególnie zainteresowane swoją obecnością w nich. Zrozumienie różnych stylów pracy pozwala firmie osiągać lepsze wyniki, a jednocześnie lepiej wykorzystać możliwości, zainteresowania sposoby pracy określonej grupy pracowników.
Jeżeli jesteś w stanie wykorzystać samoistne zaangażowanie pracowników w mediach stworzysz lepsze środowisko pracy, bardziej wydajne i produktywne.
Spotkania
Wiele osób przedstawia spotkania, w których muszą uczestniczyć, jako główne źródło pożeracza czasu służbowego i główną przyczynę słabej produktywności pracy. Jest to prawdziwe w bardzo wielu przypadkach, w których osoby uczestniczące w spotkaniach zajmują się … tylko i wyłącznie zużywaniem tlenu w sali.
Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest metoda 7 minut opracowana i wykorzystywana w Toyocie. Prezentacja składa się z 7 minut z następującym podziałem: trzy minuty na przedstawienie obecnego problemu, trzy minuty na przedstawienie możliwych rozwiązań oraz jedna minuta na argumentację proponowanego rozwiązania.
Większość spotkań można z taką samą skutecznością zamienić na email. Szczególnie te, które są cykliczne i służą jedynie omówieniu sytuacji, bez dogłębnej dyskusji i zapoznania się z opiniami uczestników spotkania. Do dzielenia się informacjami, powiadamiania właściwych osób o istotnych sprawach w zupełności wystarczą aplikacje z obszaru BPM - Business Process Management.
Emaile
W wielu wypadkach pracownicy spędzają ¼ czasu w pracy na czytanie i redagowanie odpowiedzi na emaile. W dobie smartfonów, każdy odbiorca poczty może zapoznać się z najnowszymi informacjami i szybko na nie odpowiedzieć bez względu na to czy znajduje się przy biurku i ma dostęp do własnego komputera czy też nie. Stąd też zmiana oczekiwań osób, które wysyłają emaile. Nie tak jak kiedyś mogą czekać na odpowiedź godzinami. Obecnie ktoś, kto wysyła email oczekuje od odbiorcy niemal natychmiastowej reakcji.
Ale dla osoby, która wykonuje aktywności z zaangażowaniem, oderwanie się od nich i zapoznanie się z emailem i przygotowanie odpowiedzi jest najgorszą rzeczą, jaką może wykonać. Już chyba wszyscy odkryli, że odrywanie się od wykonywanych czynności, rozpoczynanie innych i ponowny powrót marnuje ich czas. Aby zwiększyć produktywność najlepiej wyłącz pocztę elektroniczną. Wiele osób sugeruje, aby sprawdzać pocztę dwa razy w ciągu dnia. O ustalonych mniej więcej stałych porach. Przecież, jeżeli jest coś naprawdę pilnego to osoba, która oczekuje od Ciebie reakcji zadzwoni. Z drugiej strony, osoba, która nie ma Twojego numeru telefonu, z punktu prowadzenia Twojego biznesu jest nieistotna.
Rezygnując z poczty elektronicznej od razu przekonasz się, że masz więcej czasu, aby wykonać Twoje podstawowe zadania i obowiązki.
Aby wdrożyć program poprawy produktywności zrób sobie tabelkę, w której każdą godzinę podziel na 15 minutowe bloki [przecież nie chodzi o to, co Ty robisz w każdej minucie pracy.] Określ proste symbole jednoznacznie określające Twoje typowe aktywności np.:
Symbol s - to spotkania,
Symbol t – to wykonywane lub odebrane telefony,
Symbol p – to realizacja projektu, kolejnymi literami lub cyframi możesz rozróżnić poszczególne projekty,
Symbol r – to raporty,
Symbol l – to lunch,
Symbol r – to rozwój, aktywności mające na celu Twój rozwój osobisty,
Symbol e- to email, poczta elektroniczna,
Symbol t - to transport, w tym przemieszczanie się na spotkania itd.
Sugeruję, aby działania były proste i jednoznaczne, a wybrane przez Ciebie symbole było jedno-literowe, ułatwi to późniejszą analizę.
Na koniec każdego dnia podsumuj ile czasu poświęciłeś na wykonywanie poszczególnych aktywności. Po tygodniu podsumuj tydzień, po miesiącu miesiąc. Mając już kilka okresów do analizy zastanów się, co możesz zrobić, aby zagospodarować odpowiedni czas na to, na czym Ci najbardziej zależy.
Frazy: produktywność pracy, produktywność pracy zespołowej, prosty CRM online, system CRM online, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej,