Każdy z nas chciałby mieć więcej czasu.
Tylko jak tego dokonać?
Odpowiedź jest prosta musisz wykonywać więcej w tym samym czasie, musisz być bardziej produktywny. Musisz zwiększyć produktywność pracy.
Spójrzmy prawdzie w oczy, jeden z najcenniejszych towarów w życiu każdej zajętej osoby jest czas. Każdy z nas ma go tyle samo. Nikt z nas nie może go zgromadzić. Cokolwiek każdy z nas zrobi, nie może mieć go więcej.
Jak więc możesz uzyskać więcej z Twojego czasu? Jak możesz uzyskać więcej z czasu, który Ty posiadasz? Tylko w jeden sposób, poprzez zwiększenie wydajności. Oto kilka propozycji w jaki sposób możesz zwiększyć swoją, osobistą wydajność, a co jest z tym związane produktywność pracy
1. Ustal codzienne cele.
Jeden z najlepszych sposobów do zwiększenia wydajności wiedzie poprzez ustalenie celów na każdy dzień. Każdy dzień Twojej pracy. Każdego ranka, zanim twój dzień roboczy się rozpocznie, musisz spisać najwyższe rzeczy, zadania, które potrzebujesz zrealizować albo chcesz osiągnąć w ciągu całego dnia pracy. Umieść je w sposób hierarchiczny w rankingu według ważności ich osiągniecia dla Ciebie. W zależności od tego ile czasu zajmie Ci ich realizacja możesz mieć zadań albo dwa albo kilkanaście. Wiem, że się zastanawiasz, że w wielu wypadkach, szczególnie, gdy pracujesz twórczo, ciągle nad nowymi projektami, nie jesteś w stanie dokładnie oszacować czasu, jaki będziesz potrzebował aby zrealizować wszystkie zadania. Nie martw się, to nie jest istotne, na tym etapie ważne jest co innego, abyś wiedział i miał to zapisane przed sobą co masz danego dnia zrobić. Co będzie efektem Twojej pracy dzisiaj?
Jak już stworzysz listę pamiętaj o niej, wykorzystaj ją, jako Twój drogowskaz do wykonania celów, które zamierzasz osiągnąć? Trzymaj listę w miejscu, które jest łatwo dostępne, abyś cały czas nie tracił z oczu Twoich priorytetów na dany dzień. Po zakończeniu i realizacji każdego z celów skreśl go z listy zadań. W przypadku, gdy nie skończysz realizacji celu zaplanowanego na dany dzień, kolejny dzień rozpocznij od jego realizacji.
Ta prosta zasada tworzenia a później realizacji listy zadań pozwoli Ci w zdecydowany sposób zwiększyć produktywność pracy.
2. Deleguj zadania, deleguj pracę
Jeśli jesteś w stanie delegować komuś innemu jakiekolwiek, nawet najmniejsze zadanie, zrób to bez wahania. Zbyt często każdy z nas jest obciążony przekonaniem – nie do końca słusznym – że jesteś jedyną osobą na świecie a przynajmniej w Twoim otoczeniu, która jest w stanie wykonać Twoje specyficzne zadanie. Wielu z nas sądzi, że tylko osobiście jesteśmy w stanie wykonać zadanie we właściwy, zadawalający nas, sposób. Każdy z nas realizując zadania w ramach pracy wielokrotnie spotykał się z tym zjawiskiem. W wielu wypadkach myślisz, ze dużo szybciej Ty sam wykonasz zadanie, niż potrzebujesz czasu aby komuś innemu, nawet osobie, z którą długo współpracujesz, wytłumaczyć co ma być wykonane i w jaki sposób.
Nauka delegowania zadań jest trudna, wymaga czasu, wymaga również wiele cierpliwości, wyrozumiałości i umiejętności tłumaczenia i słuchania innych. Przekonanie, że zadanie nie może być delegowane innej osobie dotyczy przede wszystkim zagadnień związanych z kontrolą innych osób i zadań. W dużo mniejszym zakresie dotyczy zastanawiania się, czy naprawdę dane zadanie może, czy też nie może być delegowane.
Zamiast poświęcić na wykonanie zadania kilka godzin, lepiej poświęcić kilkanaście minut na wytłumaczenie innej osobie co i jak ma być zrobione. Zauważ jedną, bardzo istotną rzecz, tłumacząc współpracownikowi Twoje oczekiwania odnośnie realizacji zadania, uczysz go Twojego sposobu pracy. Uczysz go rozumienia Twoich oczekiwań. Następnym razem będziesz potrzebował zdecydowanie mniej czasu na tłumaczenie Twoich oczekiwań, bo wykonawca będzie już je w jakimś stopniu znał.
Jeżeli masz problem z delegowaniem zadań, albo brak wiedzy w tym zakresie i rozliczania z ich realizacji, zdobądź dodatkowe informacje w tym obszarze. Na pewno, czas poświęcony na szkolenia będzie czasem produktywnie wykorzystanym. Delegując pracę zwiększysz produktywność pracy.
3. Nie ma pilnych spraw, nie zajmuj się niczym innym, niech nikt Ciebie nie rozprasza
Pozwól, aby Twój telefon dzwonił, a w skrzynce pocztowej zgromadziło się wiele nieodebranych wiadomości email. Pamiętaj, jesteś w pracy, jesteś w trakcie realizacji jednego z Twoich priorytetów na ten dzień. Każde odebranie telefonu, odebranie poczty elektronicznej wymaga Twojego zaangażowania, absorbuje Twój umysł, konsumuje Twój czas. Po drugiej stronie telefonu, ktoś chce się Ciebie o coś zapytać, coś skonsultować, w jakiś sposób Twoja osoba ma rozwiązać jego problem, jego zadanie. Ale czy pomagając jemu pomagasz sobie. Czy rozwiązując jego problem przyczynisz się, w nawet najmniejszym stopniu, do szybszej realizacji twojego zadania? Zastanów się, odpowiedz sam sobie na to pytanie.
Masz świadomość, że rozmowa potrwa tylko dwie lub trzy minuty, że przeczytanie emaila i odpowiedzenie na niego zajmie też dwie, trzy minuty, ale czy tylko taki czas. Zastanów się, że zajmując się jakąkolwiek inną sprawą rozpraszasz się, tracisz koncentrację. Czy nie jest tak, że jak zaczynasz wykonywać jakieś zadanie, potrzebujesz troczę czasu, kilka minut, aby ‘wejść ‘ w nie. Naprawdę skupić się tylko na nim, zapomnieć o otaczającej Ciebie rzeczywistości. Każde zakłócenie, Twojego zaangażowania, w realizację wyznaczonych zadań, powoduje Twoje rozkojarzenie. Jedno, dwu, trzy minutowy telefon, nie mówiąc już o emailu, może skonsumować dziesięć a nawet kilkanaście minut Twojego czasu. Czy Ciebie na to stać? Pomnóż teraz, każdy telefon, każdy email przez czas, jaki potrzebujesz na jego załatwienie. Odpowiedz sobie sam ile czasu możesz zmarnować w ciągu dnia na braku zogniskowania Twoich myśli i uwagi na realizację wyznaczonych celów.
Jeżeli możesz sobie na to pozwolić, wyłącz telefon, na czas realizacji Twoich, wyznaczonych zadań. To samo zrób ze poczta elektroniczną. Jeżeli musisz mieć włączony telefon, bo Twoja praca tego wymaga, odbieraj tylko te połączenia telefoniczne, które są od osób, od których musisz. To samo możesz zrobić ze pocztą elektroniczną, odbieraj i odpowiadaj na wiadomości, na które musisz. Możesz tak zorganizować sobie foldery, aby tylko te wiadomości, które są na prawdę istotne trafiały do odpowiedniego miejsca, inne do folderu ‘poczekalnia’.
W zakresie emaili jest jeszcze jeden ważny czynnik. Nie ma ważnych emaili. Nie ma wiadomości, na które musisz odpowiedzieć zaraz porzucając wszystko inne. Jeżeli Twój współpracownik ma jakąś bardzo pilną sprawę do załatwienia z Tobą, to na pewno zadzwoni, dodatkowo wyśle email, aby opisać sytuację, przypomnieć Ci o działaniu, abyś mógł się wypowiedzieć. Uwierz mi, nikt od Ciebie nie oczekuje, że Ty odpowiesz na jego email w ciągu 10 lub 15 minut. Pamiętaj również, że każdy ma świadomość, że wysłał email ale nie wie, czy Ty go odebrałeś i kiedy to uczyniłeś. Zastanów się, przecież osoba, która wysłała do Ciebie wiadomość, nie wie czy ty jesteś przy biurku, czy znajdujesz się w innym miejscu. Nie zna Twoich priorytetów. Nie zna Twojego kalendarza. A jeżeli prowadzisz wspólny kalendarz, publiczny, do którego mają dostęp inne osoby, masz przecież jeszcze spotkania w nim zapisane, które oznaczone są jako prywatne albo niepubliczne. Masz swoje priorytety.
Podkreślę jeszcze raz, nie angażując się w działania, które mogą rozproszyć Twoją uwagę, zwiększasz produktywność pracy, Twojej pracy. Działając w ten sposób przekonasz się, że wykonanie zadań zajmie Ci dużo mniej czasu a ich jakość znacząco wzrośnie, ponieważ w czasie ich wykonywania będziesz bardziej skupiony. Przez nie pozwalanie tym stałym przerywaczom, emailom i telefonom, zakłócać Twój spokój w procesie realizacji celów z listy, wydajność, z którą możesz osiągać je zwiększy się w sposób wykładniczy.
4. Zamknij drzwi do Twojego pokoju, Twojego miejsca pracy, oczywiście jeżeli możesz.
W codziennym życiu nie tylko telefony i emaile przeszkadzają Tobie w szybkiej i sprawnej realizacji zadań. Współpracownicy, pracujący w tym samym biurze, też mogą skutecznie mieć wpływ na produktywność pracy Twojej.
Jeżeli masz taką możliwość zamknij drzwi do Twojego pokoju. Jeżeli pracujesz w przestrzeni otwartej postaraj się o kartkę z napisem ‘nie przeszkadzać’. Która będziesz wywieszał w widocznym miejscu za każdym razem, gdy tylko będziesz chciał skupić się na realizacji zadań z Twojej listy.
Polityka otwartych drzwi jest bardzo słuszna, to nie podlega żadnej dyskusji. W tym przypadku nie zachęcam Ciebie do odizolowania się od Twoich współpracowników, to w ogóle nie wchodzi w grę i nie jest Twoim celem i zamiarem. Celem działań zmierzających do poprawy produktywności pracy jest stworzenie takiego środowiska pracy, w którym rezultaty Twojej pracy, a może z czasem Twoich współpracowników, będą większe i będą miały lepszą jakość. Produktywność pracy Twojej będzie większa.
Jeżeli ktokolwiek potrzebuje porozmawiać z Tobą, może przyjść później. Może napisać email i poczekać na Twoją odpowiedź. Lepiej jest też abyś ustalił godziny w czasie których można się z Tobą spotkać. Sam się przekonasz, ze po pewnym czasie, Twoi współpracownicy tak nauczą się korzystać z twoich rad, i chęci fizycznego kontaktu z Twoją osobą, że będą przychodzili tylko wtedy, kiedy jesteś dostępny. Poprzez fakt, że tylko w wyznaczonych godzinach Twoi współpracownicy będą mogli fizycznie z Tobą porozmawiać, zyskasz wiele godzin spokojnej pracy w skupieniu i z pełnym zaangażowaniem, a Twoja produktywność pracy wzrośnie.
5. Serwisy społecznościowe – Facebook i komunikatory internetowy - twitter. Zapomnij o nich w czasie realizacji Twoich zadań.
Jedna najprostsza rada. Zapomnij o mediach społecznościowych i komunikatorach internetowych w czasie kiedy pracujesz nad realizacją Twoich zadań. Portale społecznościowe oraz aplikacje do wymiany informacji w czasie rzeczywistym, mają jedną istotną cechę, bez względu na porę dnia i nocy kiedy z nich skorzystasz, zawsze, na prawdę zawsze, znajdziesz coś co Ciebie interesuje. Zawsze, znajdziesz tam informację, która rozproszy Twoją uwagę, pozwoli chociaż na moment zapomnieć o otaczającym Ciebie świecie. A klikając na jedną wybraną informację, zaraz przekonasz się, że kolejne, jedno kliknięcie dalej, znajduje się kolejna ciekawa informacja, z której treścią też chciałbyś się zapoznać.
Nie martw się, jeżeli myślisz, że jesteś wyjątkowy, tak po prostu jesteśmy skonstruowani. Interesują nas ciekawostki, a najbardziej te, które nie są związane z pracą, Twoimi zadaniami. Nie ma sensu się and tym dłużej się zastanawiać. Uwierz mi Facebook może poczekać, na Twój post. I z pewnością to zrobi, i tak będzie Ci wdzięczny za to, że Ty o nim pamiętasz w wolnym czasie, kiedy nie pracujesz, nie musisz skupić się na realizacji Twoich zadań. Porzucając media społecznościowe, zwiększasz produktywność pracy.
6. Inteligentne planowanie, poznaj siebie.
Poznaj siebie aby być bardziej produktywnym. Poznaj Swój własny tryb pracy. Dowiedz się więcej o sobie, o jakiej porze dnia jakie lubisz wykonywać zadania.
Zwróć uwagę, że w większości wypadków, nie jest tak, że rano dowiadujesz się co masz zrobić przez pozostałą część dnia. W większości wypadków, w ciągu dnia pracy wykonujesz te same albo bardzo podobne zadania, jakie wykonywałeś wczoraj. Nikt, nie każe dokładnie o określonej porze dnia abyś wykonywał określone czynności. Raczej Twoi współpracownicy oczekują wykonania określonych zadań za kilka dni. Poznaj lepiej siebie abyś wiedział jakie zadania najlepiej Ci wychodzą w określonej porze dnia pracy.
Kluczem do produktywności jest znajomość samego siebie abyś wiedział, kiedy jesteś najbardziej wydajny. Mając tą wiedzę, jesteś w stanie wykorzystać ją aby tak zaplanować dzień pracy, aby wykonanie poszczególnych zadań zajęło Ci jak najmniej czasu.
Planując dzień pracy i zadania jakie masz wykonać, postaraj się aby rozwiązanie najtrudniejszych zadań przypadło na czas Twojej największej wydajności. Zaplanuj również łatwiejsze zadania na np. koniec dnia pracy, kiedy już nie pracujesz z taką wydajnością, jesteś zmęczony i rozkojarzony. Planując pamiętaj, że również w poszczególne dni tygodnia nie pracujesz z takim samym zaangażowaniem, a produktywność pracy jest różna. Pamiętaj, że najmniej produktywnie pracujesz w poniedziałek rano i w piątek po południu. Środa i czwartek, to dni, w których większość z nas pracuje najlepiej. Znając swój rytm pracy możesz go wykorzystać i zwiększyć Twoją produktywność pracy.
7. Zapomnij o wielozadaniowości, nie realizuj wiele zadań równolegle, w tym samym czasie.
Wiele razy słyszałeś, że ktoś jest wielozadaniowy – ktoś jest multitaksing. Słyszałeś, że może wykonywać wiele, różnych zadań w jednym czasie. Na pewno, tak jak każdy, słyszałeś, że taką cechę mają kobiety. Może nawet ktoś, kiedyś powiedział o Tobie, że umiesz wykonywać wiele zadań jednocześnie. Ktoś innych chwalił Ciebie za Twoją wielozadaniowość, możliwość realizacji wielu, różnych zadań w tym samym czasie.
Muszę Ciebie teraz zmartwić. Wiele opracowań, które miałem okazję przeczytać, przedstawia wielozadaniowość, jako obszar, w którym osoby pracujące w ten sposób nie są wydajne, w porównaniu z wykonywaniem zadań po kolei. W czasie wykonywania kilku czynności na raz Twoja uwaga, koncentracja, musi być podzielona i musi ‘przełączać się’ z jednego zadania na drugie.
Zastanów się, wcześniej mówiłem o skupieniu, znasz prawa fizyki, które mówią, że najwięcej energii potrzebne jest aby uruchomić dane zjawisko ze stanu spoczynku. Pamiętasz, że najtrudniej wprawić w ruch. Jak ciało już się porusza, to przyspieszenie lub spowolnienie wymaga zdecydowanie mniejszego nakładu energii, niż właśnie wykonanie pierwszego ruchu. Na zmianę prędkości działania potrzebujesz o wiele, wiele mniej energii niż w momencie startu. Na pewno słyszałeś, że nie wyłącza się świtała w pomieszczeniu, jeżeli chcesz je ponownie zapalić w ciągu sześciu minut. Ponieważ żarówka konsumuje tyle energii w momencie jej zapalania ile w ciągu kolejnych 6 minut świecenia [mówię o żarówka tradycyjnych, których w UE już prawie nie można sprzedawać].
Czy z nami, ludźmi, jest podobnie? Czy z Tobą też jest podobnie?
Może powinieneś wykonać jakiś prosty test aby się o tym przekonać. Przypomnij sobie kilka prostych zadań, które wykonujesz codziennie. Może to być wykonanie kilku telefonów, sprawdzenie i przygotowanie odpowiedzi na emaile. Proszę, zrób notatki, jak dużo czasu każda z tych czynności Ci zajmie wykonując ja oddzielnie. Teraz wykonaj każdą czynność raz, sprawdź jeden email i się zatrzymaj. Wykonaj jeden telefon i się zatrzymaj. I z powrotem odpowiedz na jeden email i się zatrzymaj. I tak dalej. Zanotuj czas w jakim wykonałeś teraz czynności, przechodząc z jednej do drugiej. Porównaj oba czasy. Co Ci wyszło? Jaki sposób wykonywania czynności zajął Ci mniej czasu? Czy wykonywanie czynności w blokach – odpowiadanie na emaile w następnej kolejności dzwonienie nie zajęło Ci mniej czasu? Czy widzisz teraz zaletę wykonywania jednej czynności w danym czasie. Zauważyłeś w jaki sposób wykonując czynności jesteś bardziej produktywny?
To jest przykład na prostych, typowych czynnościach. Zastanów się teraz ile czasu możesz zaoszczędzić skupiając się na jednym zadaniu w jednym czasie. Zastanów się jak możesz zwiększyć produktywność pracy wykonując czynności w blokach?
Frazy: produktywność pracy, produktywność pracy zespołowej, prosty CRM online, system CRM online, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej,