Systemy CRM istnieją na rynku od początku lat dziewięćdziesiątych, a systemy CRM online od początku XX wieku. Mimo tak długiego funkcjonowania nadal jest wiele różnych pojęć i sposobów rozumienia:
czym jest i do czego służy system CRM online?
Jakie powinien posiadać cechy, jaką funkcjonalność?
Większość artykułów, z którymi ja się spotykam, prezentuje cechy wybranego, jednego systemu CRM. W większości ten, który artykuł promuje, czy też, którego dotyczy. Ten tekst jest bardziej ogólny, nie dotyczy żadnego, wybranego systemu CRM online.
1. System CRM online jest mniej istotny niż dane, które przechowuje. Uwzględniając nawet zaawansowane cechy i funkcje najlepszego systemu CRM online, jest on tylko narzędziem. Trochę bardziej złożonym niż ołówek. Tylko tyle. To, co odnosi się do przydatności systemu CRM online to dane, które są w nim zawarte oraz użytkownicy, którzy go wykorzystują. Bez tych dwóch obszarów system CRM online jest niczym.
Nie bądź zauroczony funkcjami oraz możliwościami aplikacji. Sam od jakiegoś czasu korzystasz z kolejnej wersji MS Worda, Excel lub PowerPointa. W każdej nowszej wersji każdej z tych aplikacji otrzymałeś do rąk bardziej zaawansowane narzędzie:
Czy przez to zacząłeś pisać lepsze teksty?
Czy Twoje zestawienia, tabelki i rysunki w Excelu są dużo ładniejsze niż te sprzed 8 lat?
Czy Twoje prezentacje są ciekawsze, niż te, które miałeś okazję wykonywać 13 lat temu?
W większości wypadków na powyższe pytania odpowiesz nie. Tak samo jest z kolejnymi funkcjami systemu CRM online. System je ma, ale czy przez to będziesz bardziej produktywny, więcej sprzedaż, uzyskasz wyższą marżę, Twoi klienci będą bardziej zadowoleni. Czy sukces systemu CRM online leży w liczbie i złożoności funkcji, które posiada? Zastanów się. Może wybierając prosty CRM online jest on lepszym rozwiązaniem dla Ciebie i Twojej firmy.
2. Jedyną miara sukcesu wdrożenia systemu CRM online jest realny procentowy udział użytkowników aplikacji do tych, którzy mieli w założeniach z niej korzystać. To jest oczywista zależność, im więcej użytkowników korzysta z systemu CRM online tym ilość danych gromadzonych w nim będzie większa. Im bardziej wiarygodne dane zawarte są w systemie CRM online tym posiada on większą wartość dla wszystkich użytkowników. Nie jest istotne, że system CRM online posiada kilku użytkowników, którzy bardzo intensywne korzystają z niego. Bardziej istotne jest, aby większa liczba użytkowników korzystała z aplikacji, każdy w ramach swoich uprawnień i potrzeb. Powszechne wykorzystanie systemu CRM online jest bardziej istotne niż kilku istotnych użytkowników.
3. Jakość danych ma znaczenie. W sytuacji, w której rozpoczynasz pracę z nowym system CRM online musisz zadbać, o jakość danych. Nawet, gdy prowadzisz mała firmę, najlepiej rozpocząć od stworzenia polityki odnośnie wprowadzania danych do systemu CRM online. Ten prosty dokument uchroni Ciebie i Twój system od stworzenia monstrum, z którego za parę lat nikt nie będzie chciał używać systemu. Systemu, gdzie będą gromadzone duplikaty danych, nad którymi nikt nie będzie panował.
System CRM online może być źródłem irytacji dla każdego użytkownika, które zatruwa relacje międzyludzkie. Aby system CRM online stał się przydatnym narzędziem wykorzystywanym w codziennej pracy użytkownicy powinni pamiętać, aby:
- Przed importem danych do systemu CRM online dokonać ich selekcji i wyczyszczenia.
- Zlikwidować źródła generowania błędów w systemie CRM online, poprzez ograniczenia w zakresie pól, procedury, szkolenia użytkowników.
- Zadbać o jednoznaczne rozumienie pól, procesów i danych.
4. Na wielu szkoleniach i prezentacjach systemów CRM online pokazywane są slajdy z silosami danych. I obok remedium na nie – system CRM online. Obecnie nie ma już takiego czegoś jak silosy danych. Nie przejmuj się tym w ogóle. Każdy system CRM online umożliwia dostęp do informacji różnym użytkownikom w różny sposób. Każda, nawet najmniejsza integracja z innym systemem IT będzie z pewnością bardziej kosztowna niż myślisz i stworzy więcej problemów niż sobie wyobrażasz. Zarządzasz małą firmą, posiadasz system finansowo- księgowy np. CDN Optima, może aplikację dostosowaną do specyfiki Twojego biznesu i właśnie prosty CRM online. Zastanów się:
Ile i jakie dane potrzebujesz przenosić z jednej aplikacji do drugiej?
Czy na pewno chcesz za to zapłacić?
Prowadząc małą firmę zwracasz uwagę na koszty, pamiętaj, że integracja pomiędzy aplikacjami nie polega na wydatku poniesionym jednorazowo. Każda zmiana istotnych części którejkolwiek ze zintegrowanych aplikacji może spowodować kaskadowe zmiany w innych.
Integracja aplikacji jest w wielu wypadkach niezbędna i kluczowa dla uzyskania zakładanego wzrostu produktywności pracy zespołu oraz sukcesu wdrożenia CRM online. Integracja aplikacji zawsze wiąże się z odnajdywaniem obszarów i danych, które są ukryte lub zapomniane. Zawsze jest też prosta i szybka jak wdrożenie CRM online.
5.Większość problemów z CRM dla małej firmy dotyczy procesów, które są niepołączone, konfliktów wewnątrz firmy dotyczących uprawianej w niej polityki oraz danych, które są nierzetelne. Czasami jednak CRM dla małej firmy jest nieodpowiedni w stosunku do zadania, jakie ma w niej spełniać. CRM dla małej firmy powinien być dostosowany do procesów, które w niej zachodzą. Jeżeli użytkownikiem CRM jest firma usługowa, nie ma potrzeby, aby aplikacja posiadała moduł magazynu.
Prawdziwymi problemami są dziury w procesach biznesowych, jakie posiada mała firma. Identyfikacja i usprawnienie procesów i danych firmy przed wdrożeniem ułatwi później korzystanie z CRM online. Firma w ten sposób uniknie wielu problemów i znacznie ograniczy koszty wdrożenia.
6. Główne korzyści z wdrożenia CRM dla małej firmy pochodzą z usprawnienia procesów biznesowych, które w niej zachodzą, a nie z samego systemu CRM, jako takiego. Cały czas pamiętaj, ze system CRM to tylko narzędzie, nic innego. Dwa główne powody, aby wdrożyć system CRM:
- Stworzenie miejsca przechowywania wszystkich danych dotyczących klientów, ich oczekiwań, potrzeb, sposobu zachowywania się
- Zwiększenie możliwości pracowników, ale również partnerów biznesowych do tego, aby lepiej zaspokajać potrzeby klientów poprzez usprawnienie komunikacji, pracę grupową, dzielenie się informacjami.
Podczas, gdy funkcje CRM dla małej firmy są w stanie w pełni sprostać tym dwóm zadaniom, ma on za zadanie umożliwić szybszy dostęp do potrzebnych informacji, aby podjąć właściwą decyzję szybciej. W przypadku, gdy firma po wdrożeniu systemu CRM nie zmieni swoich złych procesów, będzie podejmowała na większą skalę jeszcze gorsze decyzje.
7. Sukces wdrożenia CRM w małej firmie zależy od kultury organizacji. Procesy biznesowe, zasady prowadzenia biznesu, polityka zatrudnienia, cele biznesowe, to wszystko można zmienić. Każda zmian dotyczy osób, ich korzyści i strat. Dobrym wzorcem jest wdrożenie CRM w małej firmie albo etapami albo poprzez stały wzrost. Wprowadzanie kolejnych zmian w początkowo prostym CRM, z ograniczona liczbą funkcji, jest prostszym procesem niż jednorazowa duża zmiana.
8. Korzyści z wdrożenia CRM w małej firmie rosną wraz z liczbą użytkowników. Nigdy nie jesteś w stanie wdrożyć wszystkich użytkowników jednocześnie. Nawet w sytuacji, w której posiadasz odpowiedni budżet na wdrożenie CRM , szkolenie i konsulting dla wszystkich pracowników, nawet, gdy masz przygotowane wszystkie procesy i dane nie powinieneś wdrażać systemu CRM w jednym czasie dla wszystkich użytkowników. W procesie wdrożenia CRM dla małej firmy wyłonią się problemy, które należy naprawić. Przy jednoczesnym wdrażaniu całego systemu CRM dla wszystkich, jednocześnie, w wielu miejscach w jednym czasie pojawi się dużo problemów. Zabraknie Ci oraz firmie wdrożeniowej czasu i sił, aby naprawiać wszystkie problemy jednocześnie. W takiej sytuacji już od początku korzystania z aplikacji, jej użytkownicy będą z niej niezadowoleni. Tak samo jak proces wyboru systemu CRM dla małej firmy może trwać kilka miesięcy tyle samo może trwać wdrażanie jego w całej firmie.
9. Czas życia systemu CRM jest ograniczony. Nie myśl o wyborze systemu CRM w kategoriach jeden na całe życie. Popatrz na swój biznes dzisiaj i przypomnij sobie jak on wyglądał 7 lat temu. Popatrz na swoją konkurencję obecne jej działania marketingowe, przypomnij sobie jak wyglądała sytuacja 10 lat temu. Jakie firmy wtedy w porównaniu z sytuacją obecną stanowiły Twoja konkurencję? Z pewnością zauważysz różnice. Dostrzeżesz procesy, które kiedyś i obecnie były realizowane w inny sposób. Tak samo system CRM dla małej firmy zmienia się z biegiem lat.
Frazy: prosty CRM online, prosty CRM, system CRM online, produktywność pracy, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej, zarządzanie eventami, system CRM dla agencji reklamowej, system dla firmy usługowej, system CRM dla agencji eventowej, system CRM dla agencji pr