Projekt
Projekt to określone w czasie działanie mające na celu stworzenie unikalnego dzieła, w realizację, którego zaangażowane są osoby, zasoby.
Każdy projekt składa się z przynajmniej trzech elementów. Trzy elementy projektu:
Produkt projektu – który w wyniku realizacji projektu ma powstać. W projekcie produkt jest opisany jako zakres. Uzyskanie zamierzonego produktu jest celem istnienia projektu.
Harmonogram projektu – zbiór poszczególnych działań realizowanych przez osoby w określonym czasie. Czas zakończenia projektu to moment, to czas zakończenia harmonogramu projektu, data w której odbiorca ma otrzymać produkt projektu.
Zasoby projektu – zestaw określonej liczby osób i narzędzi, przedmiotów, pieniędzy, obszaru, które są niezbędne aby projekt mógł być zrealizowany w zamierzonym zakresie i według określonego harmonogramu. Ograniczenie zasobów ma wpływ zarówno na harmonogram jak również sam produkt.
Pomiędzy tymi, trzema, wymienionymi elementami projektu występuje stała zależność. Zmieniając, którykolwiek z elementów pozostałe dwa również muszą się zmienić.
Każdy projekt można precyzyjnie określić używając trzech , powyższych elementów. Dodatkowym elementem, który towarzyszy każdemu projektowi jest ryzyko. Jest to element, który nie musi być uwzględniany we wszystkich projektach. Istotne jest natomiast posiadanie wiedzy o jego istnieniu.
Ryzyko – jest dodatkowym elementem określającym każdy projekt. Ogólna zasada, która towarzyszy projektom jest następująca, im mniejsze ryzyko tym dłuższy czas realizacji projektu i potrzebne zaangażowania większej liczby zasobów.
Etapu projektu
Każdy projekt jest realizowany w czterech etapach. Istotny jest fakt, że te cztery etapy dotyczą zarówno dużych, trwających wiele lat projektów jak również dużo mniejszych.
Start projektu - etap obejmuje stworzenie projektu, opis oraz stworzenie opisu i uzyskanie zgody w zakresie jego realizacji. Efektem prac tego etapu są między innymi określenie potrzeb realizacji projektu, określenie produktów realizacji projektu, oszacowanie niezbędnego czasu oraz zasobów w celu realizacji projektu.
Organizacja projektu – etap dotyczy procesu przygotowania projektu, stworzenia precyzyjnego planu, określenia oczekiwanych rezultatów, zadań do wykonania, określenie casu oraz kosztów każdego z zadań, jak również określenia zasobów. Rezultatem działań tego etapu jest plan realizacji projektu z zadaniami, czasami realizacji.
Praca z projektem - etap obejmuje utworzenie zespołu projektowego, wykonanie zaplanowanych w czasie prac wraz z monitorowanie realizacji celów, które miały być osiągnięte. Rezultatem etapu są rezultaty realizacji projektu oraz związana z nim dokumentacja.
Zakończenie projektu – etap obejmuje ocenę rezultatów realizacji, rozliczenie finansowe projektu
Przygotowanie eventu w formie projektu
Zaplanowałeś event. Teraz musisz wykonać kilka czynności abyś mógł spokojnie prowadzić i rozwijać swoją firmę.
Proces realizacji projektu – eventu
Realizacja projektu następuje poprzez wykonanie określonych czynności. Czynności muszą być wykonane w określonej kolejności aby realizacja projektu odbyła się w sposób jak najprostszy.
Przydzielenie zasobów do poszczególnych zadań –
Stworzenie z osób realizujących projekt zespołu -
Przekazanie niezbędnych informacji każdemu członkowi zespołu realizującego projekt -
Wyznaczenie sposobu realizacji projektu –
Stworzenie narzędzia w celu sprawnego monitorowania zadań projektu –
Publikacja projektu wśród osób, które maja go zrealizować -
Terminy używane w zarządzaniu projektami
Proces projektu – sekwencja kroków mająca na celu realizację określonej funkcji. Proces nie jest działaniem jednorazowym, lecz sposobem wykonania określonego działania.
Program projektu – to zestaw celów, które mogą być źródłem projektów. W odróżnieniu od projektu, program, nie może być nigdy zrealizowany np. program promujący abstynencję. Drugie określenie obejmujące program dotyczy zestawu projektów w jakiś sposób ze sobą powiązanych.
Kierownik projektu – osoba, której praca polega na koordynacji i motywowaniu osób podwładnych, pilnowaniu realizacji zadań zleconych firmom zewnętrznym, pilnowaniu realizacji produktów projektu w określonym czasie. Przy okazji kierownik projektu odpowiada za rozwiązywanie konfliktów i podejmowaniu decyzji w przypadku pojawienia się każdych niejasności. Kierownik projektu decyduje o tym w jaki sposób projekt będzie zrealizowany, jakie zasoby wykorzysta aby osiągnąć najlepszy efekt.
Cel projektu – rezultat jaki ma osiągnąć pełne realizacja wszystkich zadań przez planowanych uczestników projektu. Rezultat projektu powinien mieć swoje uzasadnienie, cele pośrednie czyli cele realizacji poszczególnych zadań, opisy zakresów produktów czyli ich cechy i funkcje, warunki, kryteria, jakie produkty muszą spełniać aby mogły być zaakceptowana, określone ograniczenia i założenia.
Zarządzanie projektami
Otrzymałeś zadanie od przełożonego, wykonaj ten projekt. Po krótkim zastanowieniu się, dochodzisz do wniosku, że musisz szybko zabrać się do pracy, bo ilość zadań jest bardzo duża i zorganizowanie wszystkiego w określonym czasie wymaga dużo czasu. Nie zastanawiasz się, jak możesz sobie usprawnić pracę, ale podejmujesz działanie, aby jak najszybciej zrealizować stojących przed Tobą zadań. Nie zastanawiasz się nad odpowiedzią na pytanie skierowane do Einsteina, tylko działasz. Działasz bo:
Już wcześniej realizowałeś podobny projekt, więc ten też zrealizujesz w ten sam sposób – wykonując projekt wykorzystując aplikację Arrudi możesz wykonać szybciej jednocześnie ograniczyć niezbędne nakłady na to samo zadanie.
Projekt jest zupełnie nowy i wymaga zupełnie nowego podejścia do jego realizacji – po co mi aplikacja do zarządzania projektami, jeżeli wszystko co robię, wykonuję pierwszy raz – zarządzając projektem przy wykorzystaniu aplikacji do zarządzania projektami łatwiej Ci będzie dotrzymać terminów oraz pilnować produktów które masz otrzymać. Współpracując z podwykonawcami będziesz miał więcej czasu na pracę twórczą niż na pilnowanie terminów realizacji poszczególnych zadań. Nie martw się, że pierwszy plan realizacji projektu będziesz musiał zmieniać. Łatwiej zmienić plan realizacji projektu w aplikacji niż w arkuszu kalkulacyjnym. Jednocześnie zmieniając plan od razu poinformujesz zarówno pracowników jak i podwykonawców Twojej firmy.
Myślisz, że masz mało czasu na realizację projektu i nie możesz go poświęcić na tworzenie projektu w aplikacji do zarządzania projektami.
My uważamy, ze warto spróbować Arrudi.
Frazy: aplikacja do zarządzania projektami, zarządzanie projektami, zarządzanie projektami online