Produktywność pracy a sposób pracy w najbliższych latach

Co wydarzy się kiedy narzędzia oraz technologie, które używasz każdego dnia staną się ogólnie powszechne?
Co stanie się, gdy połączymy w jeden organizm, pod względem technicznym, wszystkie swoje działania konsumenckie i profesjonalne?

Skutek takich działań to radykalna zmiana w produktach, które wykorzystujemy w pracy i w efekcie odwracania do góry nogami kanonu praktyk stosowanych w zarządzaniu. To zmiana zasad, które określają jak produktywnie pracować.

Obecnie, w XXI wieku, działania biznesowe powinny umieć objąć swoim zakresem zarówno aktywność ludzi jako pracowników, przedsiębiorców jak również, funkcjonowanie tych samych osób, jako konsumentów. Uwzględniając różne role tych samych osób, firmy są zmuszone wykorzystywać technologię jako narzędzie, które w jednym przypadku musi być bardzo pro-biznesowe, a w kolejnym bardzo pro-konsumenckie. Bardzo istotny jest fakt, że w obu przypadkach w tym samym czasie jedne grupa osób może wykorzystywać informacje jak konsumenci inna jak pracownicy. Działania podejmowane przez firmy, muszą umieć połączyć obie formy aktywności. Biznes musi umieć przewidzieć oraz wykorzystać różne platformy technologiczne. Firmy są zmuszone określić jak będą zmieniały się zarówno oprogramowanie jak również sprzęt informatyczny w przyszłości.

Rola jaką pełni dzisiaj szeroko rozumiana technologia będzie się zmieniać. Jedną z takich tendencji jest konsumeryzacja rozwiązań informatycznych albo inaczej konsumeryzaja IT. Dzisiaj, nikt nie jest w stanie jednoznacznie stwierdzić, w którą stronę będzie podążał rynek i tendencje w zakresie wykorzystywania zarówno oprogramowania jak również sprzętu. Nowe, pojawiające się każdego roku narzędzia zmieniają radykalnie definicję i rozumienie produktywności pracy. Świat biznesu czuje się zakłopotany, nie jest w stanie przewidzieć sposobów, w jaki użytkownicy będą wykorzystać nowe narzędzia. Wiele firm nie jest obecnie w ogóle przygotowanych na wykorzystanie tych nowych zmian w zakresie produktywności pracy. Zmiany, które obserwujemy dotyczą każdego biznesu bez względu na jego wielkość, bez względu na branżę, bez względu na rodzaj działalności.

Zmiana produktywności pracy

Jak produktywnie pracować w chwili, gdy następuje stała integracja pomiędzy pracą a życiem osobistym?
Jak pracować produktywnie, kiedy bardzo wiele osób łączy kilka funkcji w różnych firmach łącząc je z obowiązkami domowymi?
Jak produktywnie pracować, kiedy narzędzia, które nas otaczają umożliwiają płynne połączenie obowiązków służbowych z życiem prywatnym?

Każdy, kto posiada urządzenie mobilne, smartfon, tablet może zmienić sposób w jaki pracuje. Jest stale w pracy oraz jednocześnie w innym, wybranym przez siebie miejscu. Firmy, organizacje społeczne, samorząd, tworzą nowe sposoby pracy, uczenia się, rozwijania własnych pasji i zainteresowań. To era stałego wzrostu produktywności pracy. Pracy rozumianej szerzej, jako wypełniania swoich obowiązków oraz jednocześnie sposobu realizacji swoich zainteresowań.

Permanentny wzrost produktywności pracy to stworzenie środowiska, w którym przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi, ich użytkownicy mogą taniej, szybciej, generując mniejsze koszty, osiągnąć zamierzone cele zarówno zawodowe jak również osobiste. Wzrost wydajności pracy zmienia sposób jej wykonywania. Zamiast oddzielonych i wyodrębnionych od siebie całych części dnia, przeznaczonych na pracę, czas wolny, przemieszczanie się, odpoczynek, utrzymywanie relacji z bliskimi, wszystkie te czynności mogą być wykonywane niemal jednocześnie w tym samym czasie. Obecnie pracownicy działają w środowisku, w którym:

wszyscy mają dostęp do wspólnej wiedzy całej firmy, nie tylko w czasie godzin pracy, będąc w firmie, ale poza nią,
bariery ograniczające współpracę, a związane z różnymi stanowiskami w hierarchii firmy są bardzo ograniczone, nie są uwarunkowane poprzez dostęp do danych oraz mediów społecznościowych,
każdy członek zespołu ma porównywalny, równorzędny, dostęp do danych, wiedzy, analiz i opinii, poprzez rozbudowane aplikacje wiki, [w ramach i poza swoimi kompetencjami],
pracownicy doświadczają zagadnienia fragmentaryzacji pracy. Zadania są podzielone na mniejsze obszary. Pracownicy płynnie przechodzą i poruszają się pomiędzy różnymi, zupełnie nie związanymi ze sobą obszarami zadaniami służbowymi, po czym realizują część zadań związanych ze swoją sytuacją osobistą, zainteresowaniami.

Ciągły wzrost produktywności pracy umożliwia uzyskanie większej równowagi w zakresie czasu poświęconego na pracę oraz czasu poświęconego dla siebie. Pracownicy już nie muszą pracować, jak w call centre, gdzie zyskuje ten, kto więcej i szybciej odbierze telefon. Obecne środowisko pracy umożliwia zupełnie inny, lepszy sposób pracy. Stały dostęp do zasobów całej firmy, wiedzy, osób, umożliwia lepsze zorganizowanie wykonania poszczególnych zadań poprzez fakt, że część pracy nie musi być wykonana w czasie przebywania pracowników w firmie, lecz w dowolnie wybranym przez nich czasie. Mniejsza presja na czas i datę wykonania zadania zdecydowanie przyczynia się do polepszenia zdrowia psychicznego pracowników. Zmienia się atmosfera w firmie. Sama praca jest łatwiejsza do zorganizowania.

Wiele osób może stwierdzić, że to wszystko już zostało zrobione, że firmy już wdrożyły zmiany mające na celu zwiększenia produktywności pracy. W rzeczywistości, ogromna większość firm dopiero stoi przed wyzwaniami albo zastanawia się, jakie kroki uczynić aby dokonać zmian oraz jak zmiany wpłyną na środowisko pracy. Nawet firmy, które są liderami stają w obliczu problemu innowatora, zastanawiają się jak opracowywać nowe produkty, organizować pracę pracowników, komunikować się z klientami, partnerami oraz własnymi pracownikami. Zamiany które zachodzą, są wynikiem zmian w dostępie do technologii i dotyczą w równiej mierze produktów jak i kultury firm.

Produktywne środowisko pracy

Produktywne miejsce pracy posiada każdy z nas, każdego dnia.

Przenosimy swoją pracę [elektroniczną pracę] z miejsca na miejsce. Obecnie praca może towarzyszyć nam zawsze i wszędzie, ale może też jej nie być wcale. Coraz częściej powszechne staje się stwierdzenie: jestem ciągle w pracy albo jestem ciągle w domu. Wszystko zależy od nas samych. Stały dostęp do zasobów firmy, portali, komunikatorów pozwala nam łączyć różne funkcje, zmieniając tylko ekrany i przyciski.

Obecnie nikt nie musi korzystać tylko i wyłącznie z komputera stacjonarnego lub laptopa. Wystarczy jakiekolwiek urządzenie mobilne z dostępem do internetu, aby móc współpracować. Każdy może powiedzieć, że nie po to żyje aby pracować. Tak, nikt nie powinien tylko i wyłącznie pracować. Ale, w koncepcji produktywności pracy chodzi o udostępnienie wszystkim takiej opcji, a nie kazanie każdemu pracownikowi pracować po 12 godzin jak na początku XX wieku. Połączenie pracy z życiem codziennym w wielu wypadkach jest oczekiwane przez pracowników, szczególnie tych, którzy mają obowiązki domowe. Tych, którzy chcieliby połączyć częściowe zaangażowanie w pracę z obowiązkami domowymi, swoimi zainteresowaniami, pasjami.

Stworzenie środowiska pracy, w którym nie liczy się czas bycia w firmie i patrzenia w monitor, ale jakość i szybkość dostarczanych rozwiązań jest marzeniem i pragnieniem każdej nowoczesnej firmy. Stworzenie produktywnego środowiska pracy jest tylko kolejnym narzędziem, w celu zwiększenie konkurencyjności firmy. Produktywne środowisko pracy to narzędzie, takie samo jak długopis, kartka papieru. Firmy i managerowie, którzy tego nie rozumieją, przegrają w bardzo konkurencyjnym otoczeniu.

Produktywność pracy przyczynia się do rozwoju środowiska pracy. Utrzymanie i rozwój jego jest tak samo ważny jak wdrożenie nowej linii produkcyjnej. Z tą różnicą, że jest dużo tańszy a efekty mogą być nieporównywalnie większe.

Współczesne miejsce pracy: stałe podnoszenie produktywności pracy

Współczesne miejsce pracy bardzo się różni od tego, które zostało określone pod koniec XX wieku. Różni się tak samo jak różni się praca w biurze od pracy w fabryce.

Współczesne firmy, to są firmy wirtualne. Firmy, które posiadają pracowników mobilnych, albo połączenie obu sytuacji w tym samym czasie. Mobilność towarzyszy każdemu aspektowi współczesnej pracy. Wraz z mobilnością, jej użytkownicy stają się elastyczni oraz bardziej wolni. Wolni od lokalizacji swoich firm, wolni w zakresie niegraniczonego dostępu do danych, woli w sensie nie przywiązani do komputera, jako jedynego narzędzia, które umożliwia dostęp do informacji.

Firma oparta na wiedzy poświęca bardzo dużo energii na połączenie posiadanych danych z jakością uzyskiwanych przez użytkowników odpowiedzi na zadawane przez nich pytania. Wiele wysiłku firmy poświęcają aby z jednej strony pozyskać wartościowe źródła danych a z drugiej aby zebrane już informacje w produktywny sposób mogły podnieść jakość podejmowanych decyzji. Obecnie firmy posiadają więcej danych niż kiedykolwiek wcześniej, ale fakt, że dane są przechowywane w formie elektronicznej nie powoduje wzrostu ich wartości. Sposób wykorzystania informacji jest uzależniony w dużej mierze od dwóch elementów: sposobu ich składowania oraz algorytmach, które umożliwiają uzyskanie do nich dostęp. Uzyskana odpowiedź na pytanie różni się wraz ze wzrostem zgormadzonych informacji. Osoby podejmujące decyzje nie spędzają już czasu na niekończących się naradach. Gdyż, zanim w nich będą brali udział mogą się zapoznać z informacjami, które pozwolą już wypracować stanowisko przed spotkaniem. Spotkania służ jedynie do wymiany opinii, uwag, dyskusji. Chociaż nawet te aktywności mogą tez być przeniesione do świata wirtualnego.

Spotykamy się stale z informacjami dostosowanymi do naszych indywidualnych potrzeb. Czy to są promocje wysyłane na smartfon podczas przechodzenia obok półki z produktami, czy też sugestie hoteli prezentowane na podstawie naszych ostatnich poszukiwań. Technologia pozwala dostosować coraz więcej przekazów do indywidualnych potrzeb każdego konsumenta oddzielnie. Traktując go jako jedną, niepowtarzalną jednostkę, a nie jednostkę, reprezentującą grupę docelową.

Technologia ma za zadanie umożliwić otrzymywanie lepszych odpowiedzi w krótszym czasie.

Dostępność do danych zmienia się z układu hierarchicznego, w którym każda osoba pełniąca obowiązki na niższym szczeblu w firmie, ma dostęp tylko do wybranej dla niej części informacji, w rozwiązanie, w którym wszyscy mają dostęp do całych zasobów firmy. Każdy członek organizacji powinien mieć dostęp do danych. Zespoły ogniskują swoją działalność na wspólnej pracy. Firma nie jest rozumiana jako tylko i wyłącznie jako zbiór jej pracowników, ale szerzej. Do tej szerszej grupy należą również klienci, kooperanci oraz w pewnym zakresie społeczeństwo. W tak rozumianej firmie dostęp do zasobów powinien być przygotowany i odpowiednio udostępniony szerszemu gronu odbiorców.

IT jest sercem i źródłem wszystkich zmian. Co jest istotne, nie ma jednego właściwego rozwiązania. Jest wiele, różnych narzędzi, które każdy może dostosować do swoich indywidualnych potrzeb. Różnym rozwiązaniom towarzyszy jedna wspólna cecha, współdzielenie i współudostępnienie, w sposób umożliwiający pracę grupową wielu osób zlokalizowanych w różnych miejscach. Głównym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest wykorzystanie technologii chmury – cloud computing – w celu udostępnienia zasobów pracy grupowej. Zmiana po stronie użytkownika, to odejście od aplikacji, rozumianej jako klienta, niezbędnego do korzystania z zasobów firmy. zamiast aplikacji desktopowej wystarczy przeglądarka www. To jest najbardziej istotna zmiana, która już ma miejsce. Takie podejście zmienia wszystko, w zakresie narzędzi potrzebnych w celu tworzenia, analizowania, generowania oraz współdzielenia informacji.

Nowa rola osób odpowiedzialnych za zarządzanie firmą.

Nowa rola kierownictwa firmy polega na tworzeniu środowiska pracy, w którym osoby mają dostęp do informacji, umieją z nich korzystać i współpracować. Bez tworzenie sztywnych ram, bez zbędnych spotkań i narad.

Zarząd musi zrozumieć, że nie odpowiada tylko za obrót i zysk. Musi kreować w firmie środowisko do tworzenia wartości. Środowiska podejmowania decyzji nie na podstawie tysięcy analiz i strategicznych opracowań, ale na podstawie mikro-trendów, zmian, które jeszcze nie zostały opisane i skwantyfikowane. Zmian, które nie podlegają biznesowej nomenklaturze. Managerowie, muszą zmienić wymagania stawiane pracownikom, które obecnie mają polegać na tworzeniu przez pracowników wartości, a nie spędzaniu czasu w firmie aby przepisywać dane z jednej aplikacji do innej, tworzyć prezentacje i zestawienia. Praca, sposób jej wykonywania zmieniła się diametralnie: Pracownicy powinni:

zamiast realizować proces, w którym uczestniczą powinni poszukiwać możliwych rozwiązań,
zamiast być członkiem stabilnej struktury organizacyjnej, współpracować z osobami, które są im potrzebne aby realizować konkretne zadania,
zamiast współpracować tylko z pracownikami firmy, powinni współpracować ze społecznością wykorzystując narzędzia do crowdsourcingu, oraz współpracować z klientami kooperantami,
zamiast tworzyć skończone produkty, powinni umieć dzielić się cząstkami pracy aby wspólnie móc wypracować nowe rozwiązania i tworzyć nową wartość,
zamiast podejmować decyzje na podstawie stałych danych, mieć dostęp do zmieniającego się środowiska, w którym wiele osób tworzy informacje i wiele osób może tworzyć wartość,
zamiast tworzyć nowe grupy użytkowników i segmenty rynku, szukać nowych zastosowań posiadanych i oferowanych produktów i rozwiązań.

Kultura stałego wzrostu produktywności pracy

Stosowana do tej pory kultura organizacji musi się zmienić. Sztywna hierarchia firmy przestaje mieć znaczenie. Sposób podejmowania decyzji, polegający na wypracowaniu strategii przez zarząd a następnie dystrybucja informacji na coraz niższe szczeble firmy już nie wystarcza. Tworzenie planów strategicznych, SBU (strategicznych jednostek biznesowych), SP (selling proposition), w wielu wypadkach nie wystarczy i nie współgra z crowdsourcingiem, koncepcją modeli biznesowych, mobilnością i zasadami zarządzania wiedzą nie tylko w firmie ale w jej otoczeniu, poprzez wykorzystywanie wiedzy i doświadczenia zarówno partnerów biznesowych jak i klientów.

Nowe, dostępne obecnie narzędzia umożliwiają zmianę kultury firmy w kulturę produktywności pracy. Zmianę kultury firmy, która została wypracowana około 1980 roku. Wtedy królowała hierarchiczna struktura organizacji, z wieloma szczeblami zarządzania i bardzo skomplikowanym, czasochłonnym sposobem podejmowania decyzji. Kultura pracy, która polegała na tworzeniu planów strategicznych, posiadaniu tych samych konkurentów przez kolejne dziesięciolecia, rynków jednorodnych i jednowymiarowych. Obecnie wszystko się zmieniło poprzez dostęp każdego do nieograniczonych źródeł informacji. Zmianę sposobu pracy polegającej na współpracy, nie tylko w ramach jednej firmy ale szerzej z otoczeniem w tym również z konkurentami.

Społeczne i mobilne aspekty pracy są wspierane poprzez narzędzia w postaci elektronicznych urządzeń oraz usług. Umożliwiają one uspołecznienie wszystkich aspektów pracy. Społeczne oraz mobilne aspekty pracy muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie i wsparcie w narzędziach, które mają wspomóc ich wykorzystywanie. Obecny sposób pracy polegający na wykorzystywaniu narzędzi do tworzenia dokumentów, różnych dokumentów, zmienia się. Kierunek to wykorzystanie narzędzi do tworzenia środowiska wspólnej pracy, a nie samych dokumentów. W nowej odsłonie dokumenty mają wielu autorów, są stworzone przez społeczności mniej lub bardziej otwarte. Narzędzia mogą być wykorzystywane w sposób bardziej zbliżony do ludzkiej natury, odpowiadający sposobowi funkcjonowania człowieka. Producenci i dostawcy każdej, nowej generacji narzędzi oferują kolejne ulepszenia i ułatwienia w zakresie korzystania z nich.

Wszyscy użytkownicy nowych technologii doświadczają zmiany sposobu działania co ma istotny wpływ na produktywność pracy zespołów, w których funkcjonują. Zmiana sposobu pracy dotyczy zarówno naszego życia jako pracowników jak również sposobu współdziałania w życiu prywatnym.

Zmiany w zakresie kultury pracy obejmują następujące zagadnienia dotyczące produktywności pracy:

Wprowadzenie innowacji. Zagadnieniem najbardziej istotnym jest zmiana sposobu komunikacji, a co jest z tym związane relacji pomiędzy członkami zespołu. Członkowie zespołów, szybciej uzyskują lepszej jakości rozwiązania, dzięki wykorzystaniu nowych narzędzi. Uzyskane rozwiązania są lepsze i zostaną szybciej zrealizowane, ponieważ w trakcie ich powstawania brało udział więcej osób, które mogły wnieść swój wkład w efekt końcowy. Stąd ostateczne rozwiązania mogą być bardziej przemyślane i dopracowane.
Łatwiejsza, prostsza komunikacja. Wykorzystując technologie, użytkownicy mają mniejsze trudności w komunikowaniu się z większą liczbą osób. Również zmiana struktury organizacyjnej firmy z hierarchicznej na strukturę płaską ma istotny wpływ na przepływ informacji. Obecnie zmiany w strukturze organizacyjnej należy wdrożyć w zakresie zmian dostępu do informacji w firmie. Dane powinny być powszechnie dostępne, nie tylko dla wybranych użytkowników.
Poprawa jakości realizacji zadań. Wdrażając nowe rozwiązania, następuje znacząca poprawa jakości realizowanych zadań. Taka sytuacja jest związana z faktem, że osoby odpowiedzialne za realizację zadań mają dostęp do bardziej wartościowych oraz nowszych danych. Ich praca jest realizowana przy współudziale innych osób, które do tej pory nie brały czynnego udziału w procesie realizacji tego typu zadań, co ma wpływ ich lepszą jakość.
Wykorzystanie posiadanych informacji. Mając dostęp do większej ilości danych łatwiej jest podjąć właściwą decyzję. Angażując osoby spoza firmy w proces tworzenia wartości, organizacja zyskuje nowe, do tej pory będące poza jej zasięgiem rozwiązania.
Wzmocnienie firmy i partnerstwa. Firmy, które komunikują się w sposób otwarty, ewidentnie pozostawiają dużo mniej miejsca na politykę i skryte zamiary. Transparentność, która jest możliwa, poprzez zastosowanie właściwych narzędzi IT, może na początku wydawać się trudna do zaakceptowania. W długim jednak okresie, otwartość na współpracę z innymi firmami, z otoczeniem pozwala uzyskać zupełnie nowe, wcześniej nieosiągalne korzyści.
Nacisk na realizację zadania, nie na sposób jego osiągnięcia. Wymiana i dostęp do danych w czasie rzeczywistym wymusza taki sam, otwarty sposób działania firm. Firmy muszą funkcjonować w czasie rzeczywistym. Nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś z szeroko rozumianej firmy będzie chciał skorzystać z jej danych. Taka sytuacja wymusza od działu IT wdrożenie rozwiązań, które umożliwiają stały, bezproblemowy dostęp do zasobów firmy nie tylko dla jej pracowników ale również partnerów biznesowych oraz w jakimś zakresie konkurencji.
Zmiana charakteru pracy. Praca podlega ciągłej ewolucji, ciągle się zmienia. Również się zmienia charakter wykorzystywania narzędzi informatycznych w celu zwiększenie produktywności pracy. Oczywiście nie jest tak, że każda praca, każde zadanie można połączyć z innymi działaniami. Ale, czy nie jest tak, że wiele z nich można, tylko firmy tego nie umożliwiają. Może nawet nie firmy, tylko określone osoby, które czerpią radość z posiadania wokół siebie wianuszka podległych pracowników. Osoby, które czerpią zwoją siłę z dostępu do informacji.

Zmiana kultury firmy a produktywność pracy

Zgromadzone informacje w firmie wymagają obróbki, przetworzenia, przemyślenia zastanowienia się nad nimi. Do tej pory, głównym sposobem stosowanym w firmach, aby wymienić się właśnie poglądami i opiniami były spotkania. W czasie spotkań, osoby w nich uczestniczące akceptują pewien sposób ich przebiegu, sposób komunikacji, sposób zabierania głosu i przedstawiania swoich racji. W wielu wypadkach osoby uczestniczące w spotkaniach przybierają maskę. Maskę, która pozwala im zachować swoją, zdobytą już pozycje w firmie. Te same osoby poza spotkaniami zachowują się zgoła inaczej, umieją podjąć kontrowersyjne decyzje, wiedzą co i jak mają zrobić.

W produktywnej firmie, jej zarząd w ramach kultury organizacyjnej tworzy środowisko, szkielet współpracy, a nie zajmuje się tylko i wyłącznie podejmowaniem arbitralnych decyzji. Zarząd tworzy środowisko zaufania i współpracy, które to środowisko jest wypełniane wartościami poprzez współudział wszystkich pracowników. Decyzje nie są podejmowane na spotkaniach, ale w miejscu, w którym znajduje się najwięcej informacji aby były one jak najbardziej trafne. Decyzje podejmowane są w pewien sposób rozproszony, z większym udziałem osób, które posiadają największą wiedzę w ich zakresie. Są w tym obszarze najbardziej kompetentni.

Firma w ujęciu szerszym. Jeszcze do niedawna większość informacji znajdowała się w firmie. Otoczenie firmy, w postaci różnych podmiotów i społeczeństwa, posiadało wiedzę ale była to wiedza bardzo niekompletna i fragmentaryczna. Taka sytuacja zmienia się na naszych oczach. Coraz więcej firm wykorzystuje otoczenie to tworzenia, generowania i rozwijania swoich produktów. Firmy wykorzystują swoje otoczenie w celu tworzenia wartości. W takich przypadkach nie istnieje coś takiego, jak bariera bycia lub niebycia pracownikiem danej firmy. Można pomyśleć, że do wykorzystania otoczenia skłonne są bardziej firmy mniejsze, mniej sformalizowane, częściej korzystające z kooperantów. Ale, to właśnie korporacje, posiadające bardzo rygorystyczne polityki bezpieczeństwa, współpracują z osobami zupełnie spoza ich struktur w celu tworzenia i rozwijania nowych idei i pomysłów. W XXI wieku firmy otworzyły się na społeczeństwo, nie tylko poprzez oferowanie im produktów. Firmy słuchają pomysłów i sugestii, korzystają z rozwiązań otoczenia. Działania takie nie są robione tylko i wyłącznie w celu poprawienia wizerunku korporacji wśród klientów. Za współpracą z otoczeniem przemawiają wymierne korzyści przede wszystkim dla firm, ale również dla innowatorów. Korzyści związane z szybszym i lepiej dostosowanym do potrzeb klientów sposobem tworzenia nowych, unikalnych produktów. Coraz więcej firm, nie konkuruje samym produktem ale sposobem jego wykorzystania i umiejętnościami wzbudzania emocji. Wzbudzeniem pozytywnych emocji wokół własnej marki i produktów.
Udział zarządu na równi z pracownikami w procesie tworzenia wartości. Jeszcze do niedawna zarząd firmy posiadał swoje, a pracownicy swoje źródła informacji. Każda z grup miała inny dostęp do nich. Obecnie zarówno pracownicy jak i managerowie mają dostęp do tych samych narzędzi, do tych samych informacji. Zmiana kultury polega nie na ograniczaniu dostępu do wiedzy, ale na możliwości wykorzystania ich łącząc wiedzę z doświadczeniem. Pracownicy firmy oczekują, że zarząd będzie aktywnie i osobiście brał udział w tworzeniu wartości. Pracownicy oczekują, że tak jak oni, zarząd firmy też będzie korzystał z tych samych mediów społecznych i powszechnie dostępnych narzędzi. Zarząd, nie może tworzyć barier w zakresie out- i in-.
BYOD, konsumeryzacja. Firma zarządza infrastrukturą, z której korzystają pracownicy, również używając własnych urządzeń. Firma, w coraz większym zakresie zarządza bezpieczeństwem swojego środowiska informatycznego, z którego w różnym zakresie i w różnej formie korzystają pracownicy i współpracownicy. Pracownicy, z uwagi na łatwość korzystania, powszechność, wykorzystują własne tablety i smartfony w pracy. Chcą z nich korzystać, nie chcą i nie są w ogóle zainteresowani posiadaniem kilku telefonów, laptopów, tabletów. Ważne jest aby mogli z nich korzystać w pracy i w życiu prywatnym.

Technologia umożliwia lepiej współpracować.

Posiadanie vs. korzystanie. Firmy ciągle pracują w ramach cyklów i planów. Działania pracowników są wymuszone poprzez narzucone plany, wymagania. Pracownicy muszą spełniać oczekiwania jakie się przed nimi stawia. Ale ta sytuacja się zmienia. Obecnie pracownicy są w stanie stale reagować na zmieniającą się sytuację. Zamiast kupować, zarządzać zasobami, wolą mieć świadomość dostępu do nich. Możliwości korzystania z zasobów, kiedy będą im potrzebne. Np. zamiast posiadania samochodu można go współdzielić. Tak samo w firmach, zamiast posiadać rozbudowane działy i zespoły realizujące procesy wspierające można korzystać z wyspecjalizowanych firmy outsourcingowych w zakresie procesów HR, IT, zarządzania zamówieniami.
Zmiana sposobu przepływu informacji. Firmy mają strukturę hierarchiczną. Strukturę, w której pracownik, aby przekazać istotną informację do zarządu firmy musi pokonać niekiedy kilka szczebli innych osób. Osób, które niekiedy mogą chcieć mu to utrudnić. Trzeba dodać, że w wielu wypadkach skutecznie to robią, dbając o własny interes, własne stanowisko. Obecnie, w chwili, gdy wszyscy mają dostęp do różnych mediów i sposobów komunikowania się, średni szczebel zarządzania w firmach stracił na znaczeniu. Pracownicy mogą nie tylko w prosty i szybki sposób komunikować się z zarządem firmy, ale również z kooperantami oraz konkurencją. Bariery, struktury hierarchiczne zniknęły lub w dużej mierze zostały ograniczone.
Systemy zacierają granicę pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Produktywna firma to nie tylko jej pracownicy. Firma to również otoczenie bliskie, w postaci klientów, kooperantów, podwykonawców, mediów, konkurentów. Firma to również cała społeczność i sieć powiązań, która ją otaczają. ‘Crowd’, to słowo oznaczające tłum robi niesamowitą karierę w biznesie, szczególnie w działach badań i rozwoju oraz marketingu. Te dwa obszary firmy najbardziej współpracują, co należy podkreślić z obopólną korzyścią, z otoczeniem, tłumem, społecznością. Społeczność, już nie jest tylko i wyłącznie z jednej strony źródłem przychodów, a z drugiej źródłem niechcianych, bo krytycznych, komentarzy w serwisach społecznościowych i blogosferze. Społeczność to dzisiaj źródło inspiracji oraz niesamowitych pomysłów i rozwiązań. Rozwiązań, których samodzielne opracowanie przez firmę zajęłoby dużo więcej czasu i pochłonęłoby zdecydowanie więcej środków.
Praca w dobie fragmentaryzacji. Praca, polegająca na rozwiązywaniu jednego problemu przez miesiące i tygodnie już nigdy nie wróci. Taka praca polegała, na gromadzeniu, analizowaniu, prezentowaniu. Obecnie nikt nie ma na to czasu. Nikt nie chce czekać tak długo na efekty czyjeś pracy. Praca polega na wykonywaniu wielu, w wielu wypadkach bardzo różnych, czynności w czasie całego dnia. Dzień pracy składa się z fragmentów, bardzo wielu i bardzo różnych fragmentów realizacji różnych zadań. W dniu pracy pracownik wykonuje poszczególne, drobne czynności. Czynności, na których się zna, posiada najwyższe kompetencje. Pozostawiając jednocześnie wielki obszar pracy innym osobom. Co jest istotne podkreślenia, to fakt, że pracownik nie wykonuje całego zadania samodzielnie, od początku do końca. Poprzez daleko posuniętą specjalizację, pracownik wykonuje tylko drobną część, dużo większej całości. Oczywiście, rozwój systemów IT w obszarze komunikacji, przyczynił się znacząco do stworzenia nowego sposobu pracy. Rozwój IT pozwolił stworzyć i udostępnić pracownikom odpowiednie narzędzia oraz możliwości ich wykorzystania.

Ilość informacji rośnie, tworząc olbrzymie zbiory danych. Big Data

Miniony okres w zarządzaniu charakteryzował się gromadzeniem informacji. W różnej postaci zarówno fizycznej jak i elektronicznej. Obecnie liczą się nie tylko same informacje, ale również możliwość dzielenia się nimi z innymi. Informacje i dane mają znaczenie tylko wtedy, gdy wile osób może z nich korzystać. Informacje nie są dobrem ekskluzywnym. Coraz mniej istotne jest to co wiemy, a coraz bardziej istotne jest jak i gdzie, w jakich obszarach tą wiedzę możemy wykorzystać.

Dzielenie się informacjami. Najbardziej istotną cechą danych jest możliwość stałego, podkreślam stałego, się nimi dzielenia. Dzielenia poprzez udostępnienie informacji wszystkim, którzy ich potrzebują. Minęły bezpowrotnie czasy, w których raporty i zestawienia były wykonywane tylko i wyłącznie dla zarządu firmy. Dane są dostępne nie tylko dla pracowników firmy. Dla firmy rozumianej zdecydowanie szerzej, uwzględniając w tym obszarze również klientów, kooperantów, społeczeństwo.
Dostęp do najbardziej aktualnej wersji. Aktualność dany jest związana z ich udostępnianiem. Nie ma uzasadnienia biznesowego dzielenia się informacjami, które są historyczne. Traktowanie w ten sposób społeczności jest nieodpowiedzialne. W chwili, gdy firma zdecyduje się na otwartość w zakresie dostępu do informacji, musi mieć świadomość, że jest pod stałą kontrolą nie tylko właścicieli ale również otoczenia.

Narzędzia zwiększające produktywność pracy

Połączenie IT z nowymi metodami w zakresie zarządzania firmą, implikuje stworzeniem rozwiązań poza tymi, które są oczywiste i bezpośrednio z nich wynikające. Połączenie tych dwóch elementów pozwala firmie stworzyć nowoczesne środowisko pracy, prostsze w swojej strukturze i bardziej naturalne dla człowieka. Lepiej dostosowane do potrzeb człowieka w zakresie samorealizacji. Produktywne środowisko pracy pozwala połączyć różne role osób: kierowników, członków zespołów, współpracowników wreszcie pracowników oraz członków rodzin i społeczności. Osoby zaangażowane mogą same doświadczyć sposobu w jaki zadania zmieniają się poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi, sposobów komunikacji, zasad mierzenia sukcesów oraz zmian w zespołach.

Nowe narzędzia zwiększające produktywność pracy, to nie są skończone rozwiązania. To raczej możliwości znalezienia nowego wykorzystania już posiadanych środowisk. Nowe idee, pomysły umożliwiające wykorzystać już posiadane narzędzia. Nowe narzędzia są mniej funkcjonalne niż te, które były wykorzystywane wcześniej. Są bardziej otwarte na zmiany, na nowe sposoby ich wykorzystania. Poprzez fakt, że narzędzia mają mniej funkcji, niż obecnie dostępne rozwiązania, są bardziej elastyczne. Narzędzia zwiększające produktywność pracy mogą być wykorzystane w nowych zastosowaniach, nowych okolicznościach. Nie są optymalne, dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego pracownika i każdej firm, ale przez to bardziej elastyczne.

Narzędzia zwiększające produktywność pracy charakteryzują się wykorzystaniem doświadczeń ich użytkowników w procesie ich stosowania:

Bardziej równomierne rozłożenie obowiązków. Do tej pory praca charakteryzowała się dużymi wahaniami. Były okresy, w których pracownicy pracowali po kilkanaście godzin dziennie, w innych mieli zadania do wykonania mogli skończyć w dwie, trzy godziny. Narzędzia umożliwiające pracę grupową pozwalają każdemu uczestnikowi zespołu posiadać dostęp do zasobów, innych użytkowników, ale przede wszystkim umożliwiają pracę w dogodnym dla siebie czasie. Aplikacje, a przede wszystkim powszechny do nich dostęp umożliwiają lepsze rozłożenie zadań między wykonawcami. Bardziej równomierne rozłożenie ich w czasie dnia pracy. Firma, która wykorzystuje narzędzia do pracy grupowej, może z powodzeniem wdrożyć zasady flexsecurity.
Wymiana informacji w czasie rzeczywistym. Praca w nieproduktywnym środowisku polega na wykonywaniu swoich obowiązków i punktowym dzieleniu się informacjami. Dzielenie się informacjami następuje poprzez spotkania. Wyniki pracy są omawiane z innymi członkami zespołu. Praca w produktywnej firmie, to dzielenie się efektami swoich działań w sposób ciągły. Praca w produktywnej firmie to zmiana roli pracownika z osoby, która przetwarza dane w osobę, która kreuje wartość.
Znajdź informację i ją udostępnij. Pracownicy nie gromadzą informacji tylko na własny użytek w celu przedstawienia ich na spotkaniu. Chcąc w ten sposób pokazać własną przydatność. Wykorzystując narzędzia zwiększające produktywność pracy, pracownicy nie stają się jedynymi i wyłącznymi właścicielami danych. Pracownicy są ważnymi źródłami pomysłów na wykorzystanie posiadanych danych. Pracownicy są źródłem pomysłów, które nie muszą być kompletne i całościowe. Pomysłów, którymi mogą się dzielić z innymi pracownikami, którzy je rozwiną, zmodyfikują, dodadzą własną wartość tworząc nowe rozwiązanie. Tworząc nową wartość.
Niskie koszty zastosowania. Firmy wykorzystują aplikacje zwiększającą produktywność pracy. Aplikacje charakteryzują się bardzo dużą elastycznością. Bardzo prostymi zasadami korzystania z nich. Cechą wspólną aplikacji jest zmiana i możliwość dostosowania się do zmian zachodzących w sposobie komunikowania się. Dostosowanie do zmian w sposobie pracy. Aplikacja zwiększająca produktywność pracy ma być transparentna, nie powodując żadnych utrudnień i nie stawiająca żadnych barier jej użytkownikom. Obsługa aplikacji musi być tak intuicyjna, że dodanie nowych użytkowników nie może powodować żadnych dodatkowych kosztów nie tylko związanych z licencjami ale przede wszystkim ze szkoleniami.

Dzielenie się wiedzą. Dzielenie się wiedzą wśród pracowników firmy jak i z otoczeniem. Cechą charakterystyczną aplikacji zwiększającej produktywność pracy jest jej otwartość na różnych użytkowników. Użytkowników, którzy są wewnątrz firmy jak również poza nią. Zadanie odpowiedniego zabezpieczenia i udostępnienia aplikacji w modelu 24/7/265 to praca działu IT.
Zarządzanie integracją. Nowym wyzwaniem dla działów IT jest z jednej strony korzystanie przez użytkowników z ich własnego sprzętu, udostepnienie zasobów otoczeniu, oraz zachowanie bezpieczeństwa pracy firmy. Działy IT są odpowiedzialne za stworzenie możliwości współpracy i przepływu informacji. Sam dostęp do poszczególnych obszarów jest w gestii różnych użytkowników.
Różne urządzenia. Nie ma jednego standardu w zakresie wielkości ekranu, systemu operacyjnego, aplikacji do przeglądania danych. Nie ma możliwości, tak jak kiedyś wprowadzić standard PC, jako dedykowanego użytkownika środowiska. Obecnie w dobie BYOD, istnieje bardzo wiele, różnych rozwiązań. Wspólną cechą ich wszystkich jest fakt, że każde urządzenie posiada przeglądarkę www. To właśnie przeglądarka www jest dzisiaj klientem wszystkich aplikacji. Ale sposób wyświetlania i dostępu do różnych informacji jest różny na każdym urządzeniu. Aplikacje muszą spełniać warunek dostępności na wszystkich urządzeniach posiadających różne kształty i możliwości wyświetlania informacji.

Na rynku jest wiele, bardzo różnych narzędzi w postaci aplikacji zwiększających produktywność pracy. Aplikacje można podzielić na kilka obszarów, w zależności od zastosowań, aplikacje do: tworzenia informacji, przechowywania danych, raportowania, komunikacji, zarządzania procesem (projektami) pracy, uczenia się.

Tylko od firmy zależy, które z nich wybierze aby stworzyć i rozwijać produktywne środowisko pracy.

Najwyższy czas aby to zmienić. Najwyższy czas zmienić własną firmę.

Frazy: produktywność pracy, produktywność pracy zespołowej, prosty CRM online, system CRM online, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej,