Aplikacja – to aż narzędzie i tylko narzędzie, które ułatwia pracę
Stwórz, oczywiście nie Ty sam, ale znajdź dobrą firmę, która stworzy aplikację dla Ciebie. Aplikację wspomagającą procesy biznesowe. Skup się na jednej jej cesze. Skup się na stworzeniu takiej aplikacji, którą wszyscy zauważą, że jest wykorzystywana, dopiero gdy przestanie z jakiegoś powodu działać. W każdym innym przypadku aplikacja ma być niewidoczna dla jej użytkowników.
Poprzez stworzenie właściwej aplikacji usprawniającej procesy biznesowe, popraw produktywność pracy zespołowej dla Siebie i Twoich pracowników. Stwórz środowisko pracy, w którym nie będziesz się zastanawiał, jak coś zrobić, tylko będziesz tworzył i zarządzał nowymi projektami.
Jakie obszary Twojej firmy warto informatyzować w zakresie aplikacji workflow, obiegu dokumentów, aplikacji wspomagających zarządzaniem procesami biznesowymi?
Najprostsza odpowiedź brzmi:
- Jeżeli wykonujesz pracę którą się dzielisz z innymi – Ty wykonujesz swoje zadania, przekazujesz ich wyniki innej osobie, nie tylko w Twoim dziale lub nawet w Twojej firmie, ale szerzej, komukolwiek, klientowi, partnerowi biznesowemu – np. cenniki i aktualną ofertę.
- Jeżeli wykonujesz pracę, która jest powtarzalna – co określony czas powtarzasz te same czynności, np. proces obsługi klienta, wpisywane różnych danych co miesiąc do tego samego zestawienia.
- Jeżeli Twoja praca jest zinformatyzowana – możesz jej wyniki zapisać w postaci elektronicznej, np. nie tworzysz rysunków i grafik, które powinieneś dostarczyć klientom w formie oryginałów.
- To warto Twoją pracę ująć w proces obiegu dokumentów.
- To warto Twoją pracę zinformatyzować.
- To warto dla Ciebie i Twojego zespołu stworzyć aplikację, która automatyzuje procesy biznesowe.
Znając już dokumenty i ich obiegi, należy przyjrzeć się procesom. Procesom, które zachodzą w firmie. Wśród wielu metod mapowania procesów biznesowych trudno znaleźć taką, którą można z sukcesem zastosować w firmie małej lub średniej. Zarówno metoda Bottom-Up, jak i Top-Down, nie pozwala poprawnie zidentyfikować procesów w tej wielkości firmie. Zastosowanie którejkolwiek z tych metod powoduje uzyskanie obrazu procesów zachodzących w firmie z błędami. Metoda Bottom-Up pozwala dobrze zidentyfikować koszty poszczególnych procesów, ale trudno przy jej zastosowaniu uzyskać pełne informacje o strategicznych celach firmy. Metoda Top-Down pozwala najpierw zapoznać się ze strategią firmy oraz głównymi procesami ją wpierającymi. Źródłem tych podstawowych, fundamentalnych informacji jest kadra zarządzająca. Metoda ta pozwala zidentyfikować poszczególne procesy i powiązać je ze strategią firmy, jednak nie pozwala w pełni poznać kosztów ich realizacji.
Do identyfikacji i opisu procesów w małej firmie najlepiej nadają się techniki prostsze. Techniki opisu procesów, takie jak strukturalny opis słowny, tabele decyzyjne czy drzewa. To proste i popularne rozwiązania, które mogą się sprawdzić w każdej małej firmie. Technika drzewa decyzyjnego ma zastosowanie w przypadkach, w których istotna jest kolejność wykonywanych zadań, kiedy wydaje się, że problem, który mamy rozwiązać, jest łatwy i nie występują ograniczenia dla wykonywanych czynności. Technika tabeli decyzyjnych wykorzystywana jest w sytuacjach, w których chcemy wyeliminować nadwyżki, procesy są trudne do opisu, kiedy występuje kombinacja różnych czynności i zasad. Technika strukturalnego opisu słownego polega na przedstawieniu procesów w sposób zbliżony do naturalnego, ale przedstawiony w formie konstrukcji wykorzystywanych w językach programowania.
Każdy powinien wybrać technikę najlepszą dla siebie. Ważne jest, aby umożliwiała ona zidentyfikować, opisać i przedstawić w formie zrozumiałej dla wszystkich procesy, które zachodzą w firmie.
Frazy: produktywność pracy, produktywność pracy zespołowej, prosty CRM online, system CRM online, system CRM dla małej firmy, system CRM dla firmy usługowej,