Za pomocą Arrudi można planować aktywności związane z kontaktami, firmami, projektami, zadaniami, sprzedażą. Można również zarządzać zadaniami innych użytkowników aplikacji crm online. Informacje o działaniu są skojarzone z czasem lub zdarzeniem i dotyczą: kontaktów z klientem, takich jak rozmowy telefoniczne, emaile, spotkania lub projektów.
Proste funkcje planowania wbudowane w system crm online pozwalają na zorganizowanie i pilnowanie aktywności własnych i przypisanych do innych osób. Możliwe jest zarządzanie całym harmonogramem projektu, zadaniami realizowanymi przez partnerów jak również pracowników firmy. Planowanie aktywności z określoną datą i związanych z określonym kontaktem. Utrzymywanie listy bieżących spraw i zadań do zrealizowania. System crm online pozwala także na wygodne modyfikowanie wszystkich tych informacji w przypadku zmiany pierwotnych planów.
Korzyści z używania aktywności
Konsekwentne planowanie aktywności przy użyciu systemu crm online pozwala uzyskać wiele różnych korzyści, umożliwiając między innymi:
Śledzenie aktywności w toku: Arrudi może wyświetlać różnego rodzaju listy aktywności które mają zostać wykonane. Zakresem tych list można w znacznym stopniu sterować: mogą one dotyczyć konkretnego dnia, zakresu dat. Można przeglądać wszystkie aktywności związane z określonym kontaktem lub jedynie telefony do wykonania określonego dnia. Można także przeglądać zadania w toku innych użytkowników jeżeli użytkownik ma takie uprawnienia.
Ustawianie przypomnień: Dla wszystkich aktywności obsługiwanych przez Arrudi można ustawić przypomnienia.
Rejestrowanie historii współpracy: Po zamknięciu aktywności, Arrudi zapisuje rekord informujący o tym, co zostało zrobione i przez kogo. Rekordy te składają się na bardzo przydatne archiwum, które może być wykorzystane przy dalszych kontaktach z klientem.
Planowanie spotkań: Gdy wszystkie aktywności użytkownika są wpisane w kalendarz systemu crm online, to inni użytkownicy mogą łatwo je przeglądać i na ich podstawie określić najlepszy czas zorganizowania spotkania, rozmowy konferencyjnej czy spotkania z klientem.
Delegowanie zadań: Za pomocą Modułu Zadania w systemie crm online można przypisać zaplanowane aktywności innym użytkownikom, a także śledzić postęp ich pracy.
Wiązanie aktywności z kontaktami: Można tworzyć zarówno aktywności powiązane z kontaktami, jak i odłączone. Aktywności nie związane z kontaktami są związane z firmą, której dotyczą. Aktywności są przypisane do konkretnego rekordu kontaktu. Domyślnie, nowo tworzone aktywności są automatycznie wiązane z aktywnym rekordem kontaktu. Arrudi wyświetla informacje o aktywnościach na Zakładce Aktywności w firmach oraz kontaktach. W oddzielnej Zakładce Zadania znajduje się lista zadań.
Typy aktywności w systemie crm online
Arrudi umożliwia planowanie sześciu rodzajów aktywności. taki podział ma na celu łatwiejsze i szybsze znalezienie informacji przez użytkowników. Każda aktywność ma swoją własną ikonę. Każda aktywność musi posiadać datę jej realizacji. Arrudi uniemożliwia stworzenie aktywności bez daty. System crm online umożliwia wybranie jednego z typów aktywności Są to: Telefon, Email, Oferta, Dokument, Faks, Spotkanie. Administrator może dodać własne lub zmienić.
Innymi aktywnościami w Arrudi są:
Projekt - realizacja projektu dla klienta lub projektu wewnętrznego. Projekt to nazwa działania. na projekt składają się zadania.
Projekt Sprzedaży - oczekiwana sprzedaż. Arrudi jest aplikacją crm w połączeniu z aplikacją do zarządzania projektami. Proces zarządzania projektami ich planowania i realizacji jest odzwierciedlony w Module Projekty.
Zadanie – czynność do wykonania. Może być przypisana zarówno pracownikowi firmy jak również każdej innej osobie. W Module Administracja, administrator określa godzinę realizacji wszystkich zadań. Arrudi podpowiada aby była to godzina 13.00. W Arrudi są dwa rodzaje zadań.
Jedne, związane z projektami występują jako części składowe projektu. Wszystkie tego rodzaju zadania są przypisane do projektu. Ich lista przedstawiona jest poprzez wykres Gantt’a.
Drugie, jako samodzielne czynności do wykonania. Wszystkie te zadania znajdują się w Module Zadania. Użytkownik może je również zobaczyć w Zakładce Zadania w rekordzie kontaktu lub firmy.
Planowanie aktywności w systemie crm online
Aktywności są przypisanymi do czasu lub do zdarzenia akcjami powiązanymi z kontaktami – mogą to być rozmowy telefoniczne, spotkania, listy lub zadania do wykonania.
Zaplanowane aktywności są wiązane przede wszystkim z kontaktami. Powiązania te umożliwiają przeglądanie aktywności zarówno w rekordzie kontaktu oraz w rekordzie firmy. Kolejnym miejscem, gdzie użytkownik może przejrzeć aktywności jest dashboard, kokpit, miejsce w którym loguje się do systemu crm online.
Wykonane i zakończone aktywności są w aplikacji crm oznaczone w ten sposób, że ich ikona zmienia kolor z granatowego na szary. W treści wiadomości pojawia się dodatkowy, czerwony tekst ZREALIZOWANE.
Na dashbordzie, aktywności zrealizowane są umieszczone w Zakładce Historia. Oczywiście w rekordach kontaktu i firmy zrealizowane aktywności nadal sa widoczne, ze specjalnym oznaczeniem.
Planowanie aktywności w systemie crm online
Aktywności można planować z różnych miejsc aplikacji Arrudi :
Zadania można dodać w Module Zadania, oraz w Module Projekty w Zakładce Gantt, gdzie użytkownik może dodać zadanie w ramach projektu.
Inne aktywności Telefon, Email, Oferta, Dokument, Faks, Spotkanie użytkownik może zainicjować w rekordzie kontaktu lub w rekordzie firmy. Jeżeli nowa aktywność będzie planowana, po jej zapisaniu znajdzie się na dashboardzie i w zakładce kalendarz. Jeżeli aktywność zostanie oznaczona jako zrealizowana znajdzie się na dashboardzie w Zakładce Historia.
Jak zaplanować aktywność
Proces planowania aktywności jest identyczny dla pięciu następujących rodzajów aktywności: Telefon, Email, Oferta, Dokument, Faks, Spotkanie. Tylko przy wybieraniu aktywności w postaci Spotkania, pojawia się jedno dodatkowe Pole Długość. W polu użytkownik może określić czas jego trwania.
Zadania i projekty planuje się odpowiednio w Modułach Zadania i Projekty.
W dalszej części artykułu omówiono planowanie różnych typów aktywności.
Planując spotkanie można je także przypisać do innego użytkownika Arrudi , określić dla niego czas i długość trwania.
Możliwe jest dodanie innych użytkowników do listy dystrybucyjnej aktywności. Wybrani użytkownicy NIE muszą posiadać konta w Arrudi.
Projekt Sprzedaży w systemie crm online
Projekt Sprzedaży to nic innego jak estymacja pozwalająca na rejestrowanie oczekiwanej daty zamknięcia sprzedaży, związanej z jednym z kontaktów. Sprzedaż różni się od innych aktywności ponieważ jest zawsze związana z produktem, oczekiwaną wartością oraz prawdopodobieństwem zamknięcia sprzedaż.
Projekt Sprzedaży można zainicjować w kontakcie i firmie , której projekt sprzedaży dotyczy w Zakładce Sprzedaż. Klikając na zielony Przycisk Dodaj, użytkownik określa parametry aktywności. inicjując projekt sprzedaży w kontakcie lub firmie w Zakładce Sprzedaż, od razu odpowiednie są wypełniane Pola Firma, Kontakt .
Drugim miejscem gdzie można zainicjować projekt sprzedaży jest Moduł Sprzedaż. Sama formatka tworzenia projektu sprzedaży jest taka sama, z ta różnicą, że w Module Sprzedaż nie ma wypełnionych Pól Firma oraz Kontakt.
Przeglądanie zaplanowanych aktywności
Zaplanowane aktywności można przeglądać w następujących miejscach:
Zakładka Aktywności - w rekordzie kontaktu i firmy. Zawarte tam są odpowiednio aktywności związanie z wybranym kontaktem lub aktywności związane z wybraną firmą.
Dashboard Zakładka Tabela – aktywności niewykonane zarówno zaległe, te które miały być wykonane wcześniej, z dnia bieżącego oraz przyszłe..
Dashboard Zakładka Kalendarz - zawiera te same informacje, co Zakładka Tabela i Historia razem, z tym, że są one przedstawione w formacie graficznym
Dashboard Zakładka Historia – aktywności zakończone.
Kalendarz
Kalendarz Arrudi w graficznej formie wyświetla wszystkie zaplanowane i wykonane aktywności. Za pomocą kalendarza można łatwo określić czas dostępny dla nowych aktywności.
Przykładowo, gdy zachodzi potrzeba szybkiego zaplanowania ważnego spotkania z klientem, Kalendarz może pomóc w znalezieniu czasu wolnego dowolnego użytkownika Arrudi .
Korzystając z Kalendarza można błyskawicznie określić czy jest się dostępnym w terminie przeznaczonym na spotkanie.
Przeglądanie aktywności innych użytkowników
Domyślnie, Arrudi wyświetla w kalendarzu aktywności aktualnie zalogowanego użytkownika. Możliwe jest wyświetlenie aktywności innego z użytkowników Arrudi .
W tym celu należy stworzyć filtr. W Polu Opiekun wybrać osobę, lub osoby której aktywności chce się zobaczyć.
Wyświetlenie rekordu kontaktu dla aktywności
Aby wyświetlić rekord kontaktu związany z aktywnością, należy kliknąć wpis reprezentujący to działanie w dashboard’zie w Zakładce Tabela. Arrudi wyświetli aktywność wraz z powiązanym rekord.
Przeglądanie aktywności innych użytkowników
Domyślnie, Arrudi wyświetla na dashboard’zie aktywności zalogowanego użytkownika. Aby wyświetlić aktywności innej osoby należy utworzyć filtr. Kliknąć zielony przycisk Nowy Filtr.
Zamykanie i analizowanie aktywności
Za pomocą Arrudi można rejestrować każdą zakończoną czynność – niezależnie od tego czy była zaplanowana, czy nie. Przykładowo, jeżeli któryś z kontaktów niespodziewanie zadzwoni, to można ten fakt zapisać w Module Kontakty w Zakładce Aktywności mimo, że rozmowa nie była zaplanowana. Aktywność automatycznie zostanie również zapisana w Module Firmy w firmie, do której przypisany jest kontakt.
Po zakończeniu zaplanowanej aktywności, odpowiadający jej rekord jest usuwany z podstawowego widoku dashboard’u i rejestrowany na Zakładce Historia. Automatycznie dopisywany jest w Polu Temat / Notatki czerwony tekst ZREALIZOWANE, a ikona aktywności zmienia kolor z granatowego na szary. Na tym polega zamykanie aktywności w systemie crm online.
Za pomocą Arrudi można analizować aktywności własne lub grupy użytkowników – np. swojego zespołu sprzedaży. Arrudi udostępnia zestaw raportów analitycznych udostępniających użytkownikom i menedżerom informacje o efektywności pracy zespołowej.
Zamykanie aktywności
Arrudi pozwala na zamykanie zarówno zaplanowanych jak i nieplanowanych aktywności. Działanie zaplanowane dla wyświetlonego kontaktu można zakończyć wybierając aktywność, którą chce się zakończyć klikną na nią, szczegóły aktywności wyświetlą się nad listą w tym samym oknie. Następnie kliknąć pole, check-box Wykonane. Kliknąć zielony przycisk nad aktywnością Zapisz. Alternatywnie, można tą samą aktywność zakończyć z poziomu firmy. mechanizm działa w taki sam sposób.
Frazy: prosty crm online, prosty crm, system crm online, produktywność pracy, system crm dla małej firmy, system crm dla firmy usługowej, zarządzanie eventami, system crm dla agencji reklamowej, system dla firmy usługowej, crm saas, system crm dla agencji eventowej, system crm dla agencji pr